هل سمعت عن تأثير دانينغ كروغر؟ تشير الدراسات إلى أنه كلما قل فهم الشخص لموضوع ما ، زاد احتمال المبالغة في تقدير إتقانه لمفاهيم الموضوع. لذا ، فإن الأشخاص الذين يعرفون أقل يعتقدون أنهم يعرفون أكثر.
لحسن الحظ ، يمكننا تفادي تأثير Dunning-Kruger في منظماتنا. المفتاح هو التعلم عن مجالك وإمكانات مؤسستك.
لا توجد إمكانات لانهائية. اصطدمت الشركات والوكالات الحكومية والمنظمات غير الربحية في النهاية بحاجز. إنهم بحاجة إلى تنفيذ مشروع ، لكن المنظمة تعلم أنها تفتقر إلى المعرفة أو الموارد أو الوقت لتنفيذه بشكل جيد داخل الشركة.
لذلك ، تسعى للحصول على مساعدة الخبراء.
في بعض الأحيان ، تريد المنظمة منتجا أو خدمة جديدة ومتخصصة لحل مشكلة ما. البائعون هم شركات منفصلة عن المؤسسة قد يكون لديها حل لهذه المشكلة.
للتواصل مع هؤلاء الموردين، تقوم المؤسسة بإنشاء طلب تقديم عروض. الغرض من وثائق طلب تقديم العروض هو التماس العروض من البائعين. يمكن للمؤسسة بعد ذلك مقارنة المقترحات والعقود مع البائع الذي يلبي احتياجاتها على أفضل وجه.
ما هو طلب تقديم العروض؟
طلب تقديم العروض هو "طلب تقديم عروض". إنها وثيقة أولية.
تقوم المؤسسة بإنشاء طلب تقديم العروض قبل مشروع أو تعهد كبير. تقوم الشركات والمؤسسات غير الربحية والإدارات الحكومية بإنشاء طلبات تقديم العروض عندما يتوقعون أنهم سيحتاجون إلى التعاقد مع البائعين.
تعمل طلبات تقديم العروض كإعلان واستعلامات. عندما يتم ذلك بشكل جيد ، يستجيب البائعون لطلب تقديم العروض بالمقترحات.
الغرض من طلب تقديم العروض في جوهره
الغرض الأساسي من وثيقة طلب تقديم العروض هو ضمان عائد جيد على الاستثمار (ROI). عندما تتعاقد مؤسسة مع بائع لإكمال مشروع ، فإن المنظمة تستثمر.
في جوهره ، يسهل طلب تقديم العروض تأمين عائد جيد على هذا الاستثمار. تعمل طلبات تقديم العروض على تمكين الخيارات الذكية لأنها تبحث عن مقترحات متعددة. يحدد طلب تقديم العروض أيضا معلمات المشروع.
لذلك ، من المرجح أن تتلقى مؤسستك العديد من المقترحات التي تلبي احتياجاتك بطرق إبداعية. للحصول على عائد استثمار جيد ، ستقارن مؤسستك عروض البائعين المختلفين.
يمكن أن يكون الاستثمار الأقل مقدما طريقة جيدة لاسترداد هذا الاستثمار بسرعة. لكن بعض المقترحات ستكون أفضل من غيرها. إن إمكانية تحقيق عائد أعلى يمكن أن تجعل أفضل المقترحات تستحق استثمارا أوليا أعلى.
إنشاء طلب تقديم العروض وتوزيعه
قد تنشئ المنظمة لجنة داخلية لتطوير طلب تقديم العروض. أو قد توظف مستشارا محترفا لطلب تقديم العروض لتنظيم العملية.
إنشاء
لإنشاء طلب تقديم العروض ، يجب أن يفهم الكاتب بدقة المشكلة التي يحاول حلها. يجب عليهم جمع المدخلات من مختلف الإدارات المتأثرة بالمشكلة. ثم يتعلمون ما هي الحواجز التي تمنع الحلول الحالية.
تم تصميم طلب تقديم العروض مع وضع الميزانية في الاعتبار. يجب أن تلتزم بتنسيق قياسي (انظر أدناه). من الناحية المثالية ، يوازن طلب تقديم العروض بين الانفتاح على الإبداع والخصوصية.
بعد صياغة طلب تقديم العروض، ستقوم بتوزيعه. في بعض الحالات، توزع المؤسسة مسودة طلب تقديم العروض الأولية للحصول على تعليقات من البائعين المحتملين.
هذا يسمح للكتاب بالتقاط القضايا الصارخة. قد يشير البائعون إلى توقعات ميزانية غير واقعية ، أو قد يسجلون مخاوف بشأن اللغة الغامضة في المسودة.
يمكنك النظر في ردود الفعل. بعد ذلك، يمكنك تحرير طلب تقديم العروض قبل إصدار المسودة النهائية.
توزيع
بعد المراجعات ، تقوم المؤسسة بتوزيع إصدار RFP النهائي. قبل توزيع طلب تقديم العروض، ستقرر الطريقة التي تريد استخدامها لطلب عروض الأسعار. هناك أربعة خيارات:
- فتح المزايدة
- مزايدة مختومة
- دعوة فقط
- المزاد العكسي
هناك إيجابيات وسلبيات لكل طريقة. للحصول على عروض عبر العطاء المفتوح أو العطاء المختوم ، يمكنك توزيع طلب تقديم العروض الخاص بك على قاعدة بيانات RFx.
قاعدة بيانات RFx هي موقع وصول عام. قد يتم تشغيله من قبل الحكومة أو طرف ثالث.
تضمن قواعد بيانات RFx عمليات شفافة وعادلة. تتطلب قوانين الولايات المتحدة من الكيانات الحكومية توزيع طلبات تقديم العروض عبر هذه المواقع.
تقوم قاعدة بيانات RFx بتنبيه جميع البائعين الأعضاء إلى طلب تقديم العروض الجديد. في كثير من الأحيان ، تكون العضوية مجانية ، على الرغم من فحص البائعين لمنع الاحتيال. بعد ذلك ، يمكن لجميع البائعين تقديم العروض ، بما في ذلك التكاليف.
خيارات
في عرض سعر مفتوح ، يمكن للجميع رؤية اقتراح أي شخص آخر. وهذا أمر شفاف، ولكنه يجازف أيضا بتحديد الأسعار.
في عرض مختوم ، لا يمكن لأي شخص رؤية عرض أي شخص آخر. لا يمكن للمنظمة التي أنشأت طلب تقديم العروض قراءة المقترحات إلا بعد انتهاء الموعد النهائي.
هذا يشجع المؤسسة على قراءة جميع عروض البائعين ، بدلا من اختيار أول عرض يبدو جيدا. كما أنه يمنع التواطؤ بين البائعين.
يتيح التوزيع المخصص للمدعوين فقط للنشاط التجاري التحديد المسبق للموردين الذين يجب طلبهم. ستقوم الشركة بتسليم طلب تقديم العروض مباشرة إلى البائعين الذين تثق بهم.
هذا يضمن اقتراح عالي الجودة. لكن المنظمة تخاطر بدفع مبالغ زائدة.
المزاد العكسي يلتمس العطاءات والمقترحات. في هذه الحالة، يجب على المؤسسة اختيار أي مورد يحدد أقل سعر.
الجانب الإيجابي هو أن العملية تشجع البائعين على تحديد أسعارهم عند أدنى مستوى ممكن. الجانب السلبي هو أنه لا يمكن للمؤسسة النظر في عوامل أخرى بعد تلقيها عروض الأسعار. يتم تأمين أقل عرض سعر.
ما هي المواقف التي تتطلب طلب تقديم عروض؟
يكون طلب تقديم عرض مفيدا عندما تريد مقارنة كيفية تعامل البائعين المختلفين مع مشروعك. تتيح طلبات تقديم العروض درجة من الانفتاح على الحلول المختلفة.
ومع ذلك ، لا تزال طلبات تقديم العروض تتطلب معلمات محددة. إذا لم تكتشف المؤسسة حدود المشروع ، فلن تتمكن من إنشاء طلب تقديم عروض مفيد حتى الآن.
وبالمثل ، قد تكون المنظمة قد استقرت بالفعل على حل محدد. لذلك ، لن يتم الاستفادة الكاملة من طلب تقديم العروض.
إذا كنت تتساءل ، "متى يجب عليك استخدام طلب تقديم العروض؟" هناك إجابة. استخدم طلب تقديم العروض عند توضيح المشكلة والمعلمات ومواردك الحالية وما تريده من الحل.
هذا هو الوقت الذي ستساعدك فيه مقترحات البائعين على اتخاذ الخطوة التالية. قبل أو بعد هذه المرحلة ، لا يكون طلب تقديم العروض هو بالضبط ما تحتاجه.
بدلا من ذلك ، ضع في اعتبارك مستندات RFx مختلفة. يمكن أن تعالج المستندات المختلفة الاحتياجات المختلفة المتأصلة في التعاون بين المؤسسة والمورد.
من الذي ينشئ طلب تقديم العروض؟
داخل المؤسسة ، تقوم الفرق بتطوير طلبات تقديم العروض باستخدام طرق مختلفة. تخصص بعض المنظمات مديرا أو لجنة محددة لإنشاء طلب تقديم العروض. يستعين البعض بمستشاري طلب تقديم العروض.
أو قد يشمل فريق تطوير طلب تقديم العروض محامين ومستشارين ماليين وأعضاء فريق المبيعات والتسويق. نظرا لأن طلب تقديم العروض يحتوي على ميزانية ، يحتاج الموظفون التنفيذيون أو المديرون الذين يشرفون على الشؤون المالية إلى التوقيع على طلب تقديم العروض.
تنسيق طلب تقديم العروض
وثائق طلب تقديم العروض موحدة. يجب أن تفي الوكالات الحكومية بمعايير التنسيق الصارمة والدقيقة. تحدد هذه المعايير كل شيء من الخط إلى الكلمات لكل قسم فرعي.
لا يتعين على الشركات والمؤسسات غير الربحية تلبية هذه اللوائح. لكن مستندات طلب تقديم العروض الخاصة بهم لا تزال تلتزم بمعايير وقواعد الصناعة.
الشكل الطويل مقابل الشكل القصير
قد تكون مستندات طلب تقديم العروض طويلة أو قصيرة. مستندات طلب تقديم العروض القصيرة هي صفحة واحدة. تتكون المستندات الطويلة من عدة صفحات.
مواصفات طلب تقديم العروض (نموذج قصير)
تحتوي طلبات تقديم العروض القصيرة على رأس وجسم وتذييل. يتضمن الرأس المعلومات التالية:
- عنوان المشروع
- اسم الشركة
- تاريخ استحقاق الاقتراح
بعد الرأس ، يتم تقسيم جسم طلب تقديم العروض القصير إلى ستة أقسام. يجب على المنظمات ملء فقرة أو فقرتين تقريبا في كل قسم. الأقسام هي:
- نظرة عامة على المشروع
- أهداف المشروع
- نطاق العمل
- حواجز الطرق الحالية
- معايير ومقاييس التقييم
- متطلبات التقديم
بعد النص الأساسي ، املأ المعلومات في التذييل. يتطلب تذييل طلب تقديم العروض القصير ثلاث نقاط بيانات. هذه هي:
- الموعد النهائي للمشروع
- مبلغ الميزانية
- معلومات الاتصال
طلبات تقديم العروض القصيرة واضحة وموجزة. إنها مفيدة عندما لا يكون المشروع معقدا.
يمكنك إنشاء طلب تقديم عروض قصير لالتماس الجملة البسيط. ضع في اعتبارك استخدام قالب لإنشاء طلب تقديم عروض قصير.
في معظم الظروف ، على الرغم من ذلك ، ستحتاج إلى طلب تقديم العروض الطويل. يتيح لك هذا التنسيق نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى البائعين.
مواصفات طلب تقديم العروض (نموذج طويل)
عادة ما يكون طول مستند RFP الطويل من أربع إلى ثماني صفحات. تقوم المؤسسة بتطوير طلبات تقديم عروض أطول عندما تحتاج إلى توضيح المعلمات ، أو شرح مشكلة معقدة بالكامل.
في حين أن هناك معايير التنسيق ، هناك أيضا اختلاف. استكشف أمثلة مختلفة قبل اختيار تنسيق.
عادة ما يتطلب قسما "الخلفية" و "نطاق العمل" أكبر قدر من التفاصيل. لكن الكتاب يشرحون بقدر ما هو ضروري لشرح ما يحتاجون إليه.
تتضمن جميع طلبات تقديم العروض رأسا باسم المشروع واسم مؤسستك والموعد النهائي لتقديم العروض. بعد ذلك ، يبدأ كتاب الجبهة الوطنية الرواندية عادة بالمقدمة.
تتضمن معظم مستندات طلب تقديم العروض الأجزاء الأحد عشر التالية. كثيرا ما يدرج الكتاب هذه الأقسام بالترتيب الذي حددناه أدناه.
مقدمة
يقدم القسم الأول مؤسستك. يشرح هذا القسم أهداف مؤسستك وأساليبها.
يجب أن تعطي المقدمة البائعين إحساسا بالهدف الأوسع الذي يرتبط به المشروع. كما أنه يطرح صوت المنظمة. قد يسلط الضوء على قيم الوكالة.
خلفية
أخبر قصة في قسم الخلفية. يقدم هذا الجزء تاريخا موجزا للمنظمة.
كما أنه يؤدي إلى المشكلة التي تأمل أن يحلها المشروع. أو يوضح سبب كون أهداف المنظمة ذات مغزى. قد يصف قسم الخلفية المحاولات السابقة للوصول إلى الهدف ، ولماذا لم تنجح.
ملخص المشروع
ملخص المشروع هو نظرة عامة. يصف المشروع في فقرتين أو ثلاث فقرات.
إنه يتطرق إلى الأهداف والنطاق والجدول الزمني. سوف تتوسع في كل عنصر من هذه العناصر لاحقا.
أهداف المشروع
تطوير أهداف مشروع SMART: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيا. ذات الصلة ، في هذه الحالة ، تعني أن أهداف المشروع تتوافق مع الغرض الأوسع للمنظمة.
تنبع الأهداف المحددة والقابلة للتحقيق من الإدراك الدقيق. تعرف على مواردك وإمكاناتك الإبداعية. يمكنك استخدام الأقسام اللاحقة لوصف الجداول الزمنية ومعايير التقييم.
نطاق العمل (التسليمات)
يصف نطاق العمل بالضبط ما تريده من البائع. هذا هو المكان الذي تصف فيه مكونات المشروع وصفاته.
لكل تسليم، صف أهدافك لعناصرها. وتشمل هذه:
- هيكل
- محتوى
- دالة
- التصميم (النموذج)
بعض المنظمين يشرحون المزيد من التفاصيل في هذا القسم. قد يكتبون فقرة موجزة تربط جميع المكونات القابلة للتسليم معا.
جدول التسليم + الجدول الزمني
لوضع جدول زمني ، ابدأ بالموعد النهائي النهائي. ثم اعمل للخلف. تحديد سبب وتأثير معقول.
بهذه الطريقة ، يمكنك جدولة التسليمات بترتيب معقول. كل خطوة في المشروع ستمهد الطريق للخطوة التالية.
اترك الوقت بين الخطوات لتقييم كل تسليم. بهذه الطريقة ، يمكنك المراجعة دون التسرع.
الحواجز الحالية وحواجز الطرق
في هذا القسم، صف الحواجز التي تواجهها مؤسستك عندما تحاول تحقيق أهدافها. الحواجز القانونية والمالية والاجتماعية والشخصية كلها تستحق الدراسة.
ملاحظة الحواجز تشجع البائعين على التحايل على هذه القضايا في مقترحاتهم. كما أنه يمنع فريقك من الوقوع في أذهان العقبات. بدلا من ذلك ، يمكنك التحضير.
ميزانية
يوضح هذا القسم حدود الميزانية. يخبر البائعين بالمبلغ الذي ترغب مؤسستك في إنفاقه.
مقاييس ومعايير التقييم
يوضح هذا القسم بالتفصيل كيفية تقييم المقترحات. تفصل المعايير كل عنصر تقدره في الاقتراح. قد يكون "كفاءة الطاقة" أو "الإبداع".
سيكون للمشاريع المختلفة معايير مختلفة للنجاح. مقاييسك هي طرق التقييم الخاصة بك. تحدد المقاييس النجاح وفقا للمعايير.
لذلك ، يمكنك تقييم كفاءة الطاقة من خلال عدد الميجاوات من الكهرباء التي توفرها. يمكنك تقييم الإبداع على مقياس 1-10.
هذا النموذج يمكن البائعين. من الأسهل تطوير اقتراح جيد عندما يعرف المرء المعايير التي تحدد "جيد".
متطلبات التقديم
متطلبات التقديم هي تعليمات خطوة بخطوة. يخبر هذا القسم البائعين بالضبط بكيفية تقديم عرض. يمكن أن تتضمن أنواع الملفات والمواصفات الفنية وطرق التقديم.
قد يبدو مفصلا بشكل مفرط. لكنها أفضل طريقة للتأكد من تلقي جميع عمليات الإرسال.
معلومات الاتصال
اختر فردا واحدا كنقطة اتصال. يمكنك اختيار مستشار RFP.
قم بتسمية هذا الشخص في قسم معلومات الاتصال. بعد ذلك ، قم بتضمين رقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني. قد يتصل الموردون بمؤسستك لتقديم مقترحات، أو قد يطرحون أسئلة توضيحية.
قوالب وأمثلة طلب تقديم العروض
يتم توحيد مستندات RFP بدرجة كافية بحيث تكون قوالب سهلة الاستخدام. تتوافق القوالب بشكل متكرر مع محرر مستندات Google و Microsoft Word و Apple Pages.
نموذج طلب تقديم العروض هذا مخصص لمحرر مستندات Google. إنه يمكن المؤسسات على وجه التحديد من بدء التدريب حول منتج أو عملية جديدة.
تقوم الوكالات والإدارات الحكومية بإنشاء طلبات تقديم العروض لبدء المشروع. على هذا النحو ، يقدم البعض عينة من طلبات تقديم العروض. تعرض وكالة حماية البيئة عينتين من طلبات تقديم العروض لتوضيح ما يستلزمه الاقتراح الممتاز.
توفر حكومات الولايات المختلفة قوالب طلب تقديم العروض لوكالاتها. تتضمن بعض هذه القوالب فئات خاصة بتلك الحالة.
تدرج الدول هذه الفئات بالإضافة إلى أقسام طلب تقديم العروض القابلة للتطبيق بشكل عام. توفر ولاية ماريلاند هذا القالب لإنشاء طلب تقديم عروض طويل.
تطوير طلب تقديم العروض وما بعده
الغرض من وثائق طلب تقديم العروض هو توضيح المشكلات المعقدة. الغرض من نيزك هو حلها.
سواء كنت بحاجة إلى تطبيق جوال أو تصميم منتج أو بحث خبير ، يمكننا تحقيق ذلك. بصفتنا خبراء في التكنولوجيا والتصميم ، فإننا نصمم كل حل لتلبية احتياجاتك الفريدة.
هل تريد معرفة المزيد؟ لماذا لا تتصل بنا؟ استشارتك المجانية ليست سوى بضع نقرات بعيدا.
