هل تعلم أنه وفقا ل SmallBizGenius ، فإن عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل قد زاد بنسبة 140٪ منذ عام 2005؟ بالإضافة إلى ذلك ، يعمل أكثر من 4 ملايين شخص في الولايات المتحدة ، على الأقل نصف الوقت ، من المنزل.
هناك العديد من الفوائد لمنح فريقك فرصة العمل من المنزل ، وهذا جزء من سبب تحوله إلى مثل هذا الاتجاه. في الوقت نفسه ، يمكن أن تكون إدارة الفرق البعيدة تحديا بعض الشيء.
كيف تجعل من الممكن لفريقك أن يظل متحمسا ويضمن إنجاز المهام ، حتى لو لم تكن هناك لمقابلتهم شخصيا؟ يمكن أن تكون هذه التحديات مرهقة لأي صاحب عمل.
لهذا السبب قمنا بتجميع هذه المقالة. في ذلك ، سنراجع أفضل النصائح لقيادة وإدارة فريقك البعيد.
أخيرا ، يمكن لفريقك أن يكون منتجا ، مما يجعل عملك أكثر نجاحا من أي وقت مضى. تابع القراءة لمعرفة المزيد.
1. ضع توقعات واضحة
أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان وصول موظفيك إلى الأهداف التي تريدها منهم هو وضع توقعات واضحة. زودهم بتوقعاتك من حيث التوافر وساعات العمل وإرشادات الاتصال.
بالإضافة إلى ذلك ، حدد توقعاتك فيما يتعلق بالمشاريع الرئيسية والمواعيد النهائية لها ، ومتطلبات الحضور لاجتماعات الفريق ، وما يجب أن يكون عليه التحول عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني والطلبات الخاصة بك.
يمكنك أيضا إعداد إرشادات الاتصال حول كيفية القيام بذلك
من خلال تزويد موظفيك بهذه المعلومات ، سيعرفون بالضبط كيفية القيام بعملهم. سيؤدي هذا إلى تقليل سوء الفهم وزيادة الإنتاجية.
2. إنشاء مكتب افتراضي
حتى عندما لا يكون لديك مكتب فعلي ، فمن المفيد أن يكون لديك مكتب افتراضي حيث يمكن لموظفيك "الذهاب". يمكن أن تكون أنظمة CRM مفيدة لهذا الغرض. أحد الخيارات الرائعة هو Trello ، وهو برنامج يتيح لك أتمتة مهام الإدارة والمهام الأخرى.
يمكنك تعيين موظفين لمهام محددة ويمكنهم رؤية التخطيط الأكبر للمكان الذي يتجه إليه المشروع.
تشمل الأدوات المفيدة الأخرى لتخطيط المشاريع والعمل عليها Wrike و Teamwork و Monday و Asana.
3. توفير أدوات التعاون
بالإضافة إلى وجود مكتب افتراضي ، يحتاج موظفوك إلى طريقة ليكونوا قادرين على التعاون والتواصل مع بعضهم البعض. يعد Slack أحد أكثر حلول الاتصال شيوعا ، وهو مفيد ليس فقط للتواصل ولكن أيضا لنقل الملفات.
يعد Zoom مفيدا للاجتماعات التي تريد فيها تضمين العديد من الأشخاص ولديك قدرات إضافية مثل مشاركة الشاشة والغرف الفرعية.
تشمل حلول الاتصال الأخرى وجها لوجه Pexip و LiveStorm و BlueJeans و SuperNormal.
إذا كنت تريد حلا يتيح للأشخاص التعاون في المشاريع معا ، فيمكنك استخدام Miro.
إنه برنامج على غرار السبورة البيضاء يمكن أن يكون مفيدا للعصف الذهني ، ويقدم ميزات مثل لصق الملصقات والكتابة والرسم.
تشمل الخيارات المماثلة الأخرى Easil و Stencil و Teemyco و Tandem (والتي يمكنك استخدامها مع Spotify).
4. استخدم برامج الأمان الصحيحة
عندما تدير عملك بالكامل عبر الإنترنت ، فأنت بحاجة إلى برامج الأمان المناسبة لحماية بيانات عملك ، بالإضافة إلى بيانات عملائك وموظفيك. أحد الخيارات الرائعة هو 1Password ، مما يسهل عليك تخزين كلمات المرور.
آخر يجب أن يكون هو نورتون 360. باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك حظر حركة المرور غير المصرح بها ، ومراقبة الاتصالات بين الأجهزة ، وإنشاء ملفات نسخ احتياطي على السحابة ، وحماية عملك من الفيروسات.
5. استخدم أداة واحدة فقط للتواصل
أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها مديرو الفرق عن بعد هو التواصل مع موظفيهم من خلال العديد من طرق الاتصال المختلفة. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو Slack أو WhatsApp أو Facebook messenger ... وكل شيء يبدأ في أن يصبح ساحقا.
إذا أمكن ، اختر أداة واحدة فقط للاتصال. وعندما تفكر في إرسال بريد إلكتروني ، اسأل نفسك عما إذا كان ذلك ضروريا حقا.
من خلال الحفاظ على تركيز التواصل وإرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط عندما تضطر إلى ذلك ، لن تطغى على فريقك. هذا سيسهل عليهم التركيز على المهام التي لديهم بالفعل.
6. تعيين مرشدين للموظفين الجدد
أحد أكبر تحديات العمل عن بعد هو التعود على ثقافة الشركة وتعليق الأشياء. أثناء وجوده في مكتب فعلي ، قد يكون من الأسهل على الموظف الجديد التعود على كيفية عمل المكتب ، وقد يكون هذا تحديا في فريق بعيد.
يكون هذا الأمر أكثر صعوبة إذا تم تشغيل فريقك البعيد عبر مناطق زمنية مختلفة ، والتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام ، وعدم التواصل المباشر دائما.
تتمثل إحدى طرق تسهيل التعديل في تعيين مرشدين للموظفين الجدد. يمكنهم تقديم الدعم والإجابة على أي أسئلة ومتابعة العمليات المعتادة التي ينطوي عليها العمل في عملك.
في الأسبوع الأول ، يجب أن يعقد المرشد اجتماعات يومية مع الموظف الجديد.
في هذه الاجتماعات ، يمكنهم مساعدة الموظف ومراجعة عملهم حتى الآن ، وإعلامهم بما إذا كانت هناك أي طرق تفوقوا بها وكيفية التحسين في مجالات أخرى.
7. السماح بالمرونة
في حين أنه قد يكون من المغري أن يعمل جميع موظفيك في نفس الوقت ، فإن أحد الأسباب التي تجعل العديد من الأشخاص يختارون العمل عن بعد هو المرونة التي يوفرها هذا النوع من الإعداد. إذا أمكن ، وفر لموظفيك المرونة.
مكافأة هذا هو أن موظفيك من المرجح أن يفعلوا أداء أفضل مع التحفيز الذاتي. من خلال السماح لهم بالعمل عندما يكونون أكثر إنتاجية ، سيشعرون بالدافع والاحترام وأكثر قدرة على إنجاز العمل.
بالطبع ، هناك أوقات معينة ستحتاج فيها إلى جدولة اجتماعات على مستوى العمل.
هناك أيضا بعض الأيام التي قد يرغب موظفوك في الإقلاع عنها ، سواء كانت عطلة حيث تقيم أو مكان وجودهم.
للمساعدة في تتبع الاجتماعات وأيام العطلة ، من المفيد استخدام البرامج المناسبة ، مثل Cal Endly. بهذه الطريقة ، يمكن للجميع العمل من نفس التقويم المشترك.
8. امنح موظفيك تجربة عمل عن بعد
على الرغم من أن العمل عن بعد يحظى بشعبية لا تصدق هذه الأيام ، إلا أن هذا لا يعني أن الجميع يقطعون عنه. بعض الناس غير قادرين على العمل من المنزل ، أو يشتت انتباههم بسبب أعمالهم المنزلية أو ينامون عندما لا يضطرون إلى الذهاب فعليا إلى المكتب.
لحل هذه المشكلة ، قد يكون من المفيد منح موظفيك تجربة عمل عن بعد. تعرف على مدى إنتاجيتهم في العمل من المنزل. إذا لم يكونوا كذلك ، فيمكنك دائما جعلهم يعملون من المكتب بدلا من ذلك (إذا كان لديك مكتب فعلي).
إذا لم يكن لديك مكتب فعلي ولا يزال موظفك يرغب في العمل من المنزل ، فيمكنك تجميع التدريب لمساعدتهم على العمل بشكل أكثر إنتاجية من المنزل.
خيار آخر هو توظيف الموظفين الذين لديهم بالفعل خبرة في العمل عن بعد. يمكنك أيضا أن تسألهم أثناء عملية المقابلة عن شكل يوم "العمل من المنزل" المعتاد.
سيوضح لك هذا ما إذا كانت لديهم الاستراتيجيات اللازمة ليكونوا منتجين أثناء العمل عن بعد.
9. إقامة علاقات
عندما يتعلق الأمر بإدارة فريق بعيد ، قد يكون من الصعب إعادة إنشاء نفس الشعور الجماعي الذي يتمتع به المكتب الفعلي. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية التركيز على إقامة العلاقات. يساعد إذا بدأت.
شارك مع فريقك صورا لحيواناتك الأليفة وعائلتك ومكتبك المنزلي. شجع التواصل الودي من خلال إنشاء قناة تبريد مياه في سلاك.
عند التحدث مع موظفيك بشكل فردي ، كن أنيقا ومنفتحا حتى يشعروا بالراحة في فعل الشيء نفسه.
سيشجع هذا موظفيك على الشعور بأنهم جزء من شيء أكبر ، مما سيحد بدوره من معدل دوران الموظفين ويعزز الإنتاجية - وبالطبع يجعل مكتبك مكانا ممتعا للعمل.
10. استخدم طرق التحفيز الصحيحة
هناك العديد من طرق التحفيز المختلفة التي يمكنك استخدامها لإثارة حماس موظفيك بشأن العمل الذي يقومون به. بالطبع ، هناك دائما إمكانية الحصول على دفعة أعلى تأتي مع عرض ترويجي ، لكنها لا تتوقف عند هذا الحد.
إذا كنت تقدم إمكانيات النمو الوظيفي ، على سبيل المثال ، أو تزود موظفيك بالتدريب والشهادات في المهارات التي يرغبون في تعلمها ، فسيشعرون أنك تستثمر فيهم ومستقبلهم الوظيفي.
هذا سيجعلهم يشعرون بالتقدير ، مما يعني أنهم سيهتمون بالعمل من أجلك.
تشمل طرق التحفيز الأخرى المكافآت والمزايا وأيام الإجازة الإضافية وأنواع أخرى من المكافآت.
قم بإعداد طرق التحفيز هذه حتى يكتسب موظفوك المزيد منها إذا قاموا بعمل جيد في عملك. على سبيل المثال ، يمكنك منح أيام إجازة إضافية للموظفين الذين يحققون أهدافا معينة.
تذكر ، مع ذلك ، أنه لا يزال يتعين عليك تقديم بعض هذه كحد أدنى. عدم وجود أيام عطلة على الإطلاق في التقويم ، والاضطرار إلى كسبها ، يمكن أن يخلق استياء في الفريق ، على سبيل المثال.
11. التركيز على النتائج وليس المهام
أحد الأخطاء الكبيرة التي يرتكبها المديرون عند إدارة الفرق البعيدة هو التركيز كثيرا على المهام الصغيرة التي يكملها موظفوهم. هذا يمكن أن يجعل موظفيهم يشعرون وكأنهم يخضعون للفحص باستمرار ، مما قد يخلق الاستياء.
في بعض الأحيان ، قد يركز المديرون أيضا على مقدار الوقت المحدد الذي يعمل فيه موظفوهم. هذا يمكن أن يخلق نفس المشكلة.
لهذا السبب ، يجب أن تركز على النتائج الأكبر التي يحققها موظفوك. هذا سيجعلهم يشعرون أنك تقدرهم للعمل الذي يقومون به.
إذا كنت تريد نظاما للمساءلة ، فاستخدم البرنامج المناسب لتتبع التقدم الأسبوعي. فقط تذكر أن تفعل هذا دون سيطرة مفرطة.
12. السماح بالاتصالات الخاصة والدردشات
عندما يعمل الموظفون في مكتب فعلي ، تتاح لهم الفرصة للتعرف على زملائهم في العمل دون أن يتنصت بقية الشركة على محادثاتهم. سيكون لديهم أيضا فرصة لتناول الغداء معا أو المشروبات بعد العمل.
إحدى المشكلات التي يواجهها العديد من الموظفين عندما يعملون عن بعد هي أن القدرة على التعرف على زملائهم بشكل أكثر خصوصية غير متوفرة.
من خلال السماح بالاتصالات الخاصة والدردشات ، ستجعل موظفيك يشعرون وكأنك تثق بهم في السماح بحدوث ذلك. كما أنه سيسهل عليهم التواصل مع الزملاء الآخرين ، مما يعزز الشعور بالمجتمع.
13. زود فريقك بأدوات واستراتيجيات الإنتاجية
يمكنك أيضا مساعدة فريقك على أن يكون أكثر إنتاجية من خلال تزويدهم بأدوات واستراتيجيات الإنتاجية. على سبيل المثال ، يمكنك تجميع جلسة تدريبية حيث تقوم بمراجعة كيفية تنظيم المهام ، وتقسيم الوقت في اليوم للعمل والعمل نحو أهداف عمل أكبر.
يمكنك أيضا تزويدهم بقائمة من الأدوات والاستراتيجيات. على سبيل المثال ، هناك العديد من تطبيقات Pomodoro Method التي يمكنك إخبار فريقك بها.
14. شجع الوقت بعيدا عندما يكون المكتب مغلقا
عندما تقوم بتشغيل مكتب بعيد ، من السهل أن تشعر أنه يجب أن يعمل 24 / 7. خاصة إذا كنت توفر المرونة لموظفيك ، فقد تعتقد أنه لا بأس من جعلهم يعملون خلال عطلة نهاية الأسبوع إذا كانوا يعملون أقل خلال الأسبوع.
ومع ذلك ، ما لم يطلب الموظف ذلك على وجه التحديد ، يجب أن تشجع الوقت بعيدا عند إغلاق المكتب.
من المهم خلق توازن صحي بين العمل والحياة لفريقك. خلاف ذلك ، يمكن أن تحترق. لن يؤدي ذلك إلى جعل تجربة العمل أسوأ بالنسبة لهم فحسب ، بل سيجعل فريقك أقل إنتاجية بشكل عام.
هل تحتاج إلى مساعدة في إدارة الفرق البعيدة؟
الآن بعد أن تعرفت على أفضل النصائح لقيادة الفرق البعيدة وإدارتها ، قد تجد أنك بحاجة إلى مساعدة في إدارة فريقك. ربما تريد التعرف على استراتيجيات الإنتاجية أو كيفية تتبع التقدم دون أن تكون غازيا للغاية.
كل ما تحتاجه ، يمكننا مساعدتك. في نيزك، نحن خبراء عندما يتعلق الأمر بإدارة الفريق. كما نقدم البرامج التي ستسهل عليك إدارة عملك.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا ، تحقق منها الآن.
