تشير الدراسات الاستقصائية الأخيرة إلى أن الشركات تقضي ما يقرب من 15٪ من ساعات عملها في الاجتماعات وأن 71٪ من هذه الاجتماعات غير منتجة.
عندما تكون الاجتماعات المخطط لها غير منتجة ، فإنك تضيع الوقت والمال وغير ذلك الكثير. يمكن أن يستنزف إيراداتك لأسباب عديدة.
وهذا لا يعني أن الاجتماعات ليست ضرورية. إنها حاسمة للنجاح. يجب أن تتعلم شركتك إتقان فن الاجتماعات المثمرة.
إنشاء اجتماع مثمر أسهل مما تعتقد. اتبع هذه النصائح واستخدم التكنولوجيا المناسبة. ستكون أكثر كفاءة مما كنت تعتقد أنه ممكن!
1. حدد هدفا لاجتماعات مكان العمل
أنت تتجمع لغرض ما. إذا لم تتمكن من شرح هدف الاجتماع للحاضرين ، فإن سبب الاجتماع سوف يسقط.
يجب أن تبدأ اجتماعات الموظفين دائما بمهمة لما تخطط لإنجازه في ذلك الوقت. سواء كان ذلك إعلاميا أو عصفا ذهنيا أو تسجيل وصول أو لأسباب أخرى ، قم بتسمية الاجتماع بوضوح في دعوة التقويم ما هو سبب الاجتماع.
عندما تبدأ الاجتماع ، يجب أن يكون البيان الأول من فريقك هو الهدف من الاجتماع. سيضمن ذلك أن جميع الأشخاص المعنيين مستعدون للإنتاجية في مكان العمل.
2. إنشاء جدول أعمال
الهدف ضروري ، وكذلك توثيق ما يمكن توقعه. يوفر جدول الأعمال تفاصيل شاملة حول كيفية سير الاجتماع. كما أنه يبقي المحادثة في مسارها.
عندما تكتب ما يجب مناقشته ، يمكنك الحفاظ على تدفق المعلومات في هذا الاتجاه. إنها تشبه إلى حد كبير خارطة الطريق. الجزء الأكثر أهمية هو أنك لن تنسى مناقشة عنصر ما ، مما قد يتسبب في اجتماع ثان.
مع جدول الأعمال ، لا تحتاج إلى الاعتماد على ذاكرتك. كما أنه يمنع الانحراف.
3. تعيين ميسر
هل سمعت التعبير القديم ، "الكثير من الطهاة في المطبخ؟" عندما لا يكون لديك شخص ما لإبقاء الاجتماع في مهمة وتوجيه اتجاهه ، يمكن للآخرين تولي المسؤولية والانطلاق في مسار بعيد عن الهدف.
يلعب الميسر دور الإشراف على الاجتماع والتأكد من التزام جميع المعنيين بخطط الاجتماع.
4. أدخل الاجتماعات المخطط لها بالعقلية الصحيحة
عندما يدخل المشاركون الاجتماع ، يجب أن يكونوا مستعدين للانتباه والالتزام بالموضوع. الانحرافات تخلق مشاكل. أيضا ، إذا كان الحاضرون في اجتماعك لا ينتبهون ، فإن الاجتماع لا طائل من ورائه.
يجب أن يكون كل من يدخل الاجتماع مستعدا للمشاركة. يجب عليهم تنحية أي شيء يشتت الانتباه ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والهواتف المحمولة وما إلى ذلك.
5. التزم بالوقت
الاجتماع المخطط له هو وقت مجدول في التقويم. لديها نقطة بداية ونهاية. هذا يعني أن جدول الأعمال يجب أن يتدفق وفقا لجدول الأعمال وتعيين فترات زمنية. قد لا تسير الأمور دائما كما خططت على الورق ، ولا بأس بذلك.
وسادة في بعض الوقت العازلة. هذا سوف يستوعب الفواق ويزيل الإحباطات. ومع ذلك ، التزم بالجدول الزمني ، ويجب ألا يتجاوز الاجتماع وقت الانتهاء.
على الرغم من أنه من الضروري تحقيق التوازن. الكثير من الضغط على الوقت يمكن أن يخنق الإنتاجية. طالما أن أعضاء الاجتماع منخرطون ومنتجون ، استمر في التدفق أثناء العمل وفقا لجدول الأعمال.
6. لا تخنق الأفكار
الاجتماعات هي فرص رائعة لدفع الإبداع بين الفرق. مفهوم جدول الأعمال هو الحفاظ على الجدول الزمني ، وليس بناء الجدران التي تحجب الأفكار. إذا كنت قلقا من أنك تخرج الجدول الزمني عن مساره بشكل كبير ، ولكن هناك مسار ممتاز للعصف الذهني يحدث ، أضف دعوة تقويم جديدة للمتابعة في هذا المسار.
7. أضف الوقت للأسئلة والأجوبة
عندما تتطلع إلى زيادة الإنتاجية ، فأنت بحاجة إلى أسئلة وأجوبة. قد ترغب حتى في تخصيص جزء كبير من جدول الأعمال نحو هذا. خيار آخر هو إضافة جلسات أسئلة وأجوبة قصيرة طوال الاجتماع.
إنه يشرك الأشخاص المعنيين من خلال مطالبة الحاضرين بالاجتماع بطرح الأسئلة. هذا يجلب الحماس أيضا ، عندما يشعرون بأنهم جزء من الفريق يشارك بنشاط في جدول الأعمال.
8. اختتم بعناصر قابلة للتنفيذ
قبل إنهاء الاجتماع رسميا ، راجع قراراتك خلال وقتكما معا. بالإضافة إلى ذلك ، أعد النظر في الإجراءات التي يجب اتخاذها ، بما في ذلك من المسؤول ومتى يجب إكماله.
9. جدولة المتابعات
يمكن أن تبدأ الاجتماعات بالأفكار. إنها فقط مفاهيم حتى يحققها شعبك. من خلال تعيين المهام ، فإنك تبث الحياة في أفكارك الإبداعية.
استخدم الدردشات ورسائل البريد الإلكتروني والهواتف والمزيد لتسجيل الوصول طوال العملية. الحل الأفضل هو إنشاء تطبيق لأغراض إدارة المشروع.
الأهم من ذلك ، من الجيد جدولة اجتماع للمستقبل لمعرفة كيف يتطور كل شيء أو عند الانتهاء. وعلاوة على ذلك، توفر الاجتماعات المقبلة إحساسا بالمساءلة لجميع المعنيين.
يمكنك الاحتفال بالعمل الشاق لأعضاء الفريق وإحضار أي شخص ربما يكون قد أسقط الكرة. ومع ذلك ، عندما لا تكتمل المهام ، يمكن أن تكون هناك أسباب وجيهة. يمكن للاجتماعات المستقبلية مناقشة العقبات في العملية وإيجاد طرق لإصلاحها بشكل جماعي.
برنامج للاجتماعات المثمرة
يمكنك القيام بكل هذا ، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإنشاء جداول الأعمال وتعيين المهام والمتابعة باستخدام منشئ التطبيق الصحيح. إنها طريقة للمؤسسات لإتقان الاجتماعات المثمرة في كل مرة.
نيزك يمكن أن تساعد. إنهم يبنون أفضل البرامج في فئتها لجعل الحياة أسهل. سوف ترتفع المشاريع والاجتماعات بكفاءة!
يكتب المحترفون لديهم رمزا أنيقا مصمما خصيصا لاحتياجات مؤسستك. دع اجتماعاتك تولد مفاهيم مبتكرة يمكن أن تغير العالم. نيزك يمكن أن تساعد.
ابدأ مع نيزك اليوم!
