هل سمعت عن تأثير دنينج كروجر؟ تظهر الدراسات أن كلما قل فهم الشخص لموضوع ما، زادت احتمالية مبالغتهم في تقدير إتقانهم لمفاهيم الموضوع. لذا، الأشخاص الذين يعرفون الأقل يعتقدون أنهم يعرفون الأكثر.

لحسن الحظ، يمكننا تفادي تأثير دنينج كروجر في مؤسساتنا. المفتاح هو تعلم كل من مجال عملك وإمكانات مؤسستك.

لا إمكانات لانهائية. تصل الشركات والوكالات الحكومية والمنظمات غير الربحية جميعها في النهاية إلى حاجز. يحتاجون إلى تنفيذ مشروع، لكن المؤسسة تعلم أنها تفتقر إلى المعرفة أو الموارد أو الوقت لتنفيذه بشكل جيد داخليًا.

لذلك، تبحث عن مساعدة من خبراء.

في بعض الأحيان، ترغب المنظمة في منتج أو خدمة جديدة ومتخصصة لحل مشكلة. البائعون هم شركات منفصلة عن المنظمة وقد يكون لديهم حل لتلك المشكلة.

للتواصل مع هؤلاء البائعين، تقوم المؤسسة بإنشاء RFP. الغرض من وثائق RFP هو طلب الاقتراحات من البائعين. يمكن للمؤسسة بعد ذلك مقارنة الاقتراحات والعقود مع البائع الذي يلبي احتياجاتها بشكل أفضل. 

ما هو RFP؟

RFP هو "طلب تقديم عرض." إنه وثيقة أولية.

تقوم المؤسسة بإنشاء RFP قبل مشروع كبير أو عمل كبير. تقوم الشركات والمنظمات غير الربحية والإدارات الحكومية بإنشاء RFP عندما تتوقع الحاجة للتعاقد مع البائعين. 

تعمل RFP كإعلان وطلبات. عندما يتم عملها بشكل جيد، يقوم البائعون بالرد على RFP بالاقتراحات.   

غرض RFP في جوهره

الغرض الأساسي من وثيقة RFP هو ضمان عائد جيد على الاستثمار (ROI). عندما تتعاقد منظمة مع بائع لإكمال مشروع، فإن المنظمة تستثمر. 

في جوهرها، تسهل RFP تأمين عائد جيد على هذا الاستثمار. تمكّن RFP الخيارات الذكية لأنها تبحث عن مقترحات متعددة. بالإضافة إلى ذلك، تحدد RFP معايير المشروع.

لذا، من الأرجح أن تحصل مؤسستك على عدة مقترحات تلبي احتياجاتك بطرق إبداعية. للحصول على عائد جيد على الاستثمار، ستقارن مؤسستك عروض البائعين المختلفة.

قد يكون الاستثمار الأقل مقدمًا طريقة جيدة لاسترداد هذا الاستثمار بسرعة. ولكن، ستكون بعض المقترحات أفضل من غيرها. يمكن أن يجعل الإمكانات لعائد أعلى المقترحات الأهم تستحق استثمارًا أوليًا أعلى. 

إنشاء وتوزيع RFP

قد تنشئ منظمة لجنة داخلية لتطوير RFP. أو، قد تستعين بمستشار RFP محترف لتنظيم العملية. 

الإنشاء

لإنشاء RFP، يجب على الكاتب أن يفهم بدقة المشكلة التي يحاول حلها. يجب عليهم جمع المدخلات من الأقسام المختلفة المتأثرة بالمشكلة. ثم، يتعلمون ما هي العوائق التي تعوق الحلول الحالية. 

يتم تصميم RFP مع مراعاة الميزانية. يجب أن يتبع تنسيقًا قياسيًا (انظر أدناه). من الناحية المثالية، توازن RFP بين الانفتاح على الإبداع والتحديد.

بعد صياغة RFP، ستقوم بتوزيعه. في بعض الحالات، تقوم منظمة بنشر مسودة RFP الأولية للحصول على تعليقات من البائعين المحتملين.

يتيح هذا للكتاب اكتشاف المشاكل الجلية. قد يشير البائعون إلى توقعات الميزانية غير الواقعية، أو قد يثيروا مخاوف بشأن اللغة الغامضة في المسودة.

يمكنك اعتبار الملاحظات. ثم، يمكنك تحرير RFP قبل إصداره في النسخة النهائية. 

التوزيع

بعد التعديلات، تقوم منظمة بتوزيع النسخة النهائية من RFP. قبل توزيع RFP، ستقرر الطريقة التي تريد استخدامها لطلب العروض. هناك أربع خيارات:

• عرض مفتوح

• عرض مختوم

• دعوة فقط

• مزايدة عكسية

لكل طريقة مزايا وعيوب. لطلب العروض عبر عرض مفتوح أو عرض مختوم، يمكنك توزيع RFP على قاعدة بيانات RFx.

قاعدة بيانات RFx هي موقع وصول عام. قد يتم تشغيلها من قبل الحكومة أو طرف ثالث.

تضمن قواعد بيانات RFx عمليات شفافة وعادلة. تتطلب قوانين الولايات المتحدة الكيانات الحكومية لتوزيع RFP عبر هذه المواقع الإلكترونية.

تنبه قاعدة بيانات RFx جميع البائعين الأعضاء إلى RFP الجديد. غالبًا ما تكون العضوية مجانية، على الرغم من أن البائعين يخضعون لعملية تحقّق لمنع الاحتيال. ثم، يمكن لجميع البائعين تقديم الاقتراحات، بما في ذلك التكاليف. 

الخيارات

في العرض المفتوح، يمكن للجميع رؤية اقتراحات جميع الآخرين. هذا شفاف، لكنه يواجه أيضًا مخاطر تثبيت الأسعار.

في العرض المختوم، لا يمكن لأحد رؤية عرض الآخرين. يمكن للمنظمة التي أنشأت RFP فقط قراءة الاقتراحات بعد انتهاء المهلة.

يُشجَّع هذا المنظمة على قراءة عروض جميع البائعين، بدلاً من اختيار الأول الذي يبدو جيداً. كما يمنع التواطؤ بين البائعين.

التوزيع بالدعوة فقط يتيح للأعمال اختيار البائعين الذين سيتم طلب المزايدة منهم. ستسلم الشركة RFP مباشرة إلى البائعين الذين تثق بهم.

هذا يضمن اقتراح ذو جودة عالية. ولكن، تخاطر المنظمة بالدفع الزائد. 

المزايدة العكسية تطلب المزايدات والاقتراحات. في هذه الحالة، يجب على المنظمة اختيار أي بائع يحدد أدنى سعر. 

الجانب الإيجابي هو أن العملية تشجع البائعين على تقديم أدنى ما يمكن من الأسعار. الجانب السلبي هو أن المنظمة لا يمكنها مراعاة عوامل أخرى بعد استلام العروض. السعر الأدنى هو المثبت.

ما هي الحالات التي تتطلب RFP؟

طلب تقديم عرض مفيد عندما ترغب في مقارنة كيفية تعامل البائعين المختلفين مع مشروعك. تمكن RFPs من درجة من الانفتاح على حلول مختلفة. 

ومع ذلك، لا تزال RFPs تحتاج إلى تحديد المعايير. إذا لم تحدد منظمة حدود المشروع، لا يمكنها إنشاء RFP مفيد بعد. 

كذلك، قد تكون منظمة قد استقرت بالفعل على حل محدد. لذا، لن تستفيد من استخدام RFP بكامل الإمكانيات.

إذا كنت تتساءل: "متى يجب استخدام RFP؟" هناك إجابة. استخدم RFP عندما تكون قد أوضحت المشكلة والمعايير والموارد الحالية وما تريده من الحل.

هذا هو الوقت الذي ستساعدك فيه اقتراحات البائعين على اتخاذ الخطوة التالية. قبل أو بعد هذه المرحلة، ليس RFP بالضبط ما تحتاجه.

بدلاً من ذلك، اعتبر مستندات RFx مختلفة. المستندات المختلفة يمكن أن تعالج الاحتياجات المختلفة الكامنة في التعاون بين المنظمة والبائع.  

من ينشئ RFP؟

داخل منظمة، تطور الفرق RFPs باستخدام طرق مختلفة. تخصص بعض المنظمات مديرًا أو لجنة معينة لإنشاء RFP. تعين بعضهم مستشارين RFP. 

أو، قد يتضمن فريق تطوير RFP المحامين والمستشارين الماليين وأعضاء فرق المبيعات والتسويق. نظرًا لأن RFP تحتوي على ميزانية، يجب أن تحصل على موافقة من طاقم الإدارة التنفيذيين أو المديرين المشرفين على الشؤون المالية.

تنسيق RFP

وثائق RFP موحدة. يجب على الوكالات الحكومية الالتزام بمعايير تنسيق صارمة ودقيقة. تحدد هذه المعايير كل شيء بدءًا من الخط إلى الكلمات لكل جزء فرعي.

الشركات والمنظمات غير الربحية ليست مضطرة للالتزام بهذه اللوائح. ولكن، لا تزال وثائق RFP الخاصة بهم تتفق مع المعايير والنظم الصناعية. 

النموذج الطويل مقابل النموذج القصير

قد تكون وثائق RFP بالنموذج القصير أو الطويل. وثائق RFP بالنموذج القصير هي صفحة واحدة. الوثائق الطويلة تكون بضعة صفحات طويلة.

مواصفات RFP (النموذج القصير)

تحتوي RFP القصيرة على رأس وجسم وتذييل. يتضمن الرأس المعلومات التالية:

• عنوان المشروع

• اسم الشركة

• تاريخ تقديم الاقتراح

بعد الرأس، يتم تقسيم جسم RFP القصيرة إلى ستة أقسام. يجب على المنظمات ملء حوالي فقرتين لكل قسم. الأقسام هي:

• نظرة عامة على المشروع

• أهداف المشروع

• نطاق العمل

• العوائق الحالية

• معايير التقييم و المؤشرات

• متطلبات التقديم

بعد الجسم، يتم ملء المعلومات في التذييل. يحتاج تذييل RFP القصيرة إلى ثلاث نقاط بيانات. هذه النقاط هي:

• الموعد النهائي النهائي للمشروع

• مبلغ الميزانية

• معلومات الاتصال

RFP القصير هي بسيطة وموجزة. إنها مفيدة عندما لا يكون المشروع معقدًا.

قد تقوم بإنشاء RFP بالنموذج القصير لطلب بالجملة بسيط. فكر في استخدام قالب لإنشاء RFP بالنموذج القصير. 

في معظم الظروف، مع ذلك، ستحتاج إلى RFP بالنموذج الطويل. يتيح لك هذا التنسيق نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى البائعين.  

مواصفات RFP (النموذج الطويل)

وثيقة RFP بالنموذج الطويل تكون عادة من أربع إلى ثماني صفحات. تقوم منظمة بتطوير RFP أطول عند الحاجة إلى توضيح الحدود أو الشرح الكامل لمشكلة معقدة.

في حين أن هناك معايير تنسيق، هناك أيضًا تنوع. استكشف أمثلة مختلفة قبل اختيار تنسيق.

عادةً، تتطلب أقسام "الخلفية" و"نطاق العمل" أكبر قدر من التفاصيل. ولكن، يقوم الكتّاب بالتفصيل بالقدر المطلوب لتوضيح ما يحتاجونه. 

تتضمن جميع RFPs رأسًا مع اسم المشروع واسم منظمتك وموعد تسليم الاقتراح. ثم، يبدأ كاتبو RFP عادةً بالمقدمة. 

تتضمن معظم وثائق RFP إحدى عشر قسمًا التالي. غالبًا ما يضمّن الكتّابون هذه الأقسام بالترتيب الذي ذكرناه أدناه.  

المقدمة

القسم الأول يقدم منظمتك. يشرح هذا القسم أهداف وأساليب منظمتك.

يجب أن تمنح المقدمة الباعة إحساسًا بالهدف الأوسع الذي يرتبط به المشروع. كما يمضي قدماً صوت المنظمة. قد يسلط الضوء على قيم الوكالة. 

الخلفية

اخبر قصة في قسم الخلفية. يتيح هذا الجزء تاريخًا موجزًا للمنظمة.

كما يقود إلى المشكلة التي تأمل المشروع لحلها. أو، يوضح سبب كون أهداف المنظمة هامة. قد يصف قسم الخلفية محاولات سابقة للوصول إلى الهدف، ولماذا لم تنجح. 

ملخص المشروع

ملخص المشروع هو نظرة عامة. يصف المشروع في فقرتين أو ثلاث.

يتطرق إلى الأهداف والنطاق والجدول الزمني. ستقوم بتوسيع كل من هذه العناصر لاحقًا. 

أهداف المشروع

طور أهداف مشروع SMART: محدد، قابل للقياس، قابل للتحقيق، ذي صلة، ومقيد بالوقت. ذي صلة، في هذه الحالة، تعني أن أهداف المشروع تتماشى مع الغرض الأوسع للمنظمة.

الأهداف المحددة والقابلة للتحقيق تتأتى من إدراك دقيق. تعرف على مواردك وإمكاناتك الإبداعية. يمكنك استخدام الأقسام اللاحقة لوصف الجداول الزمنية ومعايير التقييم. 

نطاق العمل (التسليمات)

يصف نطاق العمل بالضبط ما تريده من البائع. هذا هو المكان الذي تصف فيه مكونات المشروع وخصائصه.

لكل تسليم، وصف أهدافك لعناصره. تتضمن هذه العناصر:

• الهيكل

• المحتوى

• الوظيفة

• التصميم (الشكل)

  
  

  Some organizers elaborate further in this section. They may write a summary paragraph tying all deliverable components together

جدول تسليم التسليمات + الجدول الزمني

لإنشاء جدول زمني، ابدأ بالموعد النهائي النهائي. ثم، اعمل إلى الوراء. حدد سبب وتأثير منطقي.

بهذا الشكل، يمكنك جدول التسليمات بترتيب منطقي. كل خطوة في المشروع ستفتح الطريق للخطوة التالية.

اترك وقتًا بين الخطوات لتقييم كل تسليمة. بهذه الطريقة، يمكنك مراجعتها دون التسرع.  

العوائق والحواجز الحالية

في هذا القسم، وُصف العقبات التي تواجهها منظمتكم عند محاولة تحقيق أهدافها. تعتبر العقبات القانونية والمالية والاجتماعية والشخصية جميعها جديرة بالتفحص. 

يُشجع تدوين العقبات البائعين على تجاوز هذه القضايا في عروضهم. كما يمنع فريقك من أن يُفاجأ بالعقبات. بدلاً من ذلك، يمكنك التحضير. 

الميزانية

يتضمن هذا القسم حدود الميزانية. يوضح للبائعين المبلغ الذي ترغب المنظمة في إنفاقه. 

معايير ومواصفات التقييم

يتضمن هذا القسم كيفية تقييم المقترحات. تحدد المعايير كل عنصر له قيمة في اقتراح. قد يكون "كفاءة الطاقة" أو "الإبداع".

ستختلف المشاريع المختلفة في معايير النجاح. تعتبر المواصفات طرق التقييم الخاصة بك. الكم يعتمد نجاحك قياسًا إلى المعايير.

لذا، قد تقيّم كفاءة الطاقة بعدد ميغاواط من الكهرباء التي توفرها. يمكنك تقييم الإبداع بمقياس من 1 إلى 10.

هذه الآلية تمكن البائعين. من الأسهل تطوير اقتراح جيد عندما يعرف المرء ما هي المعايير التي تحدد "الجيد". 

متطلبات التقديم

متطلبات التقديم هي تعليمات خطوة بخطوة. هذا القسم يخبر البائعين بالضبط كيفية تقديم الاقتراح. يمكن أن تشمل أنواع الملفات والمواصفات التقنية وطرق التقديم. 

قد يبدو متفصلًا للغاية. ولكن، إنها أفضل طريقة لضمان استقبال كل الطلبات. 

معلومات الاتصال

اختر شخصًا واحدًا كنقطة اتصال. يمكنك اختيار مستشار RFP. 

سمي هذا الشخص في قسم معلومات الاتصال. ثم، اشمل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. قد يتواصل البائعون مع مؤسستك بالعروض، أو قد يطرحون أسئلة توضيحية. 

قوالب وأمثلة RFP

وثائق RFP مهيكلة بما فيه الكفاية لجعل من السهل استخدام القوالب. تكون النماذج متوافقة بشكل متكرر مع مستندات Google وMicrosoft Word وApple Pages.

هذا نموذج RFP لمستندات Google. إنه يمكن المنظمات خصيصًا لبدء التدريب حول منتج أو عملية جديدة. 

تُنشئ الوكالات والإدارات الحكومية RFPs لبدء مشروع. على هذا النحو، يقدم البعض أمثلة على RFPs. تعرض وكالة حماية البيئة مثالين على RFP لتوضيح ما يشمله اقتراح ممتاز. 

تقدم حكومات الولايات المختلفة قوالب RFP لوكالاتها. تتضمن بعض هذه القوالب فئات خاصة بتلك الولاية.

تضمّن الولايات هذه الفئات بالإضافة إلى أقسام RFP القابلة للتطبيق بشكل عام. تقدم ولاية ماريلاند هذا النموذج لإنشاء RFP طويل. 

تطوير RFP وما بعده

الغرض من وثائق RFP هو توضيح المشكلات المعقدة. الغرض من نيزك هو حلها.

سواء كنت تحتاج إلى تطبيق جوال، تصميم للمنتج، أو بحث خبير، يمكننا جعله يحدث. بصفتنا خبراء التقنية والتصميم، نخصص كل حل لتلبية احتياجاتك الفريدة.

هل تريد معرفة المزيد؟ لماذا لا تتصل بنا?  مشاورتك المجانية لا تبعد سوى بضع نقرات.