في السنة المالية 2019 ، أنفقت حكومة الولايات المتحدة 586 مليار دولار على المقاولين. تطلب الوكالات الحكومية عقودا للمشاريع التي تتطلب خبرة متخصصة.
تطلب الوكالات أيضا عقودا لمشاريع معقدة. سيكون الأمر مستهلكا للوقت بالنسبة للإدارة لإكماله بكفاءة داخل الشركة.
مثل الكثير من الشركات والمنظمات غير الربحية ، ترغب الإدارات الحكومية في إنجاز المهمة بشكل جيد. لكنهم يريدون أيضا أن يظلوا على دراية بميزانياتهم.
لذلك ، سوف تطلب الإدارة العطاءات المتنافسة من المقاولين. للحصول على هذه العطاءات ، ستقوم الوكالة الحكومية بتطوير مستندات الطلب.
سيقوم بإنشاء طلب عرض (RFP) أو طلب عرض أسعار (RFQ). يجب أن تتبع الوكالة عملية طلب تقديم العروض القياسية - أو عملية RFQ - عند تطوير ونشر مقترحاتها.
ولكن ما هي الاختلافات بين الاقتراحين؟ وما هو الاقتراح المناسب لاحتياجات مشروعك؟
RFP مقابل RFQ: ما الفرق؟
كل من وثائق RFP و RFQ هي طلبات تهدف إلى الحصول على مجموعة من العطاءات من مختلف الشركات والبائعين. تشجع الوثائق الشركات على تقديم عطاءات على فرصة تنفيذ المشروع. تقوم الوكالات الحكومية والشركات والمؤسسات غير الربحية بإنشاء هذه المستندات.
تحدد هذه المقالة أربع نقاط تباين. يساعدك هذا في رؤية أوجه التشابه والاختلاف بين المستندين. نقاط التباين هي:
- سياق
- الغرض والأهداف
- عملية
- الهيكل والشكل
هذه النقاط الأربع تمكن من مقارنة RFP RFQ شاملة. سوف نستجوب هاتين الوثيقتين ، كل منهما على عكس الأخرى. بعد ذلك ، ستتعرف على ما إذا كان RFP أو RFQ أفضل لمشروع مؤسستك.
سياق
تقوم المؤسسة بإنشاء كل من طلبات عرض الأسعار وطلبات تقديم العروض في سياق بدء مشروع جديد. يقوم بإنشاء أي مستند لدعوة البائعين لتقديم عطاءات على المشروع.
في كلتا الحالتين ، يكون البائعون موردين. قد يقوم البائع بتوريد السلع أو الخدمات. المفتاح هو أن البائعين يقدمون الإمدادات مباشرة إلى شركة أو وكالة أو مؤسسة غير ربحية.
الأسعار غالبا ما تكون قابلة للتفاوض. هذا جزء من سبب قيام المؤسسة بإنشاء مستندات طلب - لتحقيق أهداف التكلفة الخاصة بها.
في بعض الحالات ، تنشئ المؤسسات مستندات طلب بسبب التفويضات القانونية. يجب أن تلتزم إدارات الدولة باللوائح التي تضمن ممارسات شراء عادلة وشفافة.
لذلك ، يجب على وكالات الدولة نشر طلبات تقديم العروض وطلبات عرض الأسعار على موقع ويب يعمل كقاعدة بيانات لمستندات الطلب. هذا يوزع الطلبات.
قد تستضيف الدولة الموقع. أو قد يقوم مورد تابع لجهة خارجية بصيانة الموقع.
سيتم توزيع الطلبات التي تحتوي على مواد حساسة فعليا (عبر محركات أقراص USB المرسلة بالبريد). في هذه الحالة ، سيقوم مدير المشروع أو الاستشاري بتوزيع الطلبات على البائعين المعنيين.
طلب تقديم العروض
تقوم المؤسسات بإنشاء مستندي الطلب في بداية المشروع. لكنهم سيطورون طلب تقديم العروض في وقت مبكر من العملية أكثر من طلب عرض الأسعار.
يطلب طلب تقديم العروض مقترحات لشراكة طويلة الأجل. أو يطلب مقترحات لتنفيذ خطة. هذه الخطة تخلق تغييرات مستمرة.
قد لا تكون المؤسسة جاهزة للشراء بعد عندما تنشر طلب تقديم العروض. قد لا يزال بحاجة إلى توضيح تفضيلاته المحددة.
صف كيو
تقوم المؤسسة بإنشاء طلب عرض أسعار عندما يكون جاهزا للشراء. عادة ، سيرسل طلب عرض أسعار لدعوة عروض الأسعار على مشروع بسيط لمرة واحدة.
عندما تعرف الشركة بالفعل العناصر المحددة والمفصلة للمشروع ، فإنها لم تعد بحاجة إلى مقترحات. بدلا من ذلك ، فإنه ببساطة يلتمس عروض الأسعار. بهذه الطريقة ، يمكنه مقارنة الأسعار على الأدوات التي ستنجز المهمة.
الغرض والأهداف
تخدم كلتا الوثيقتين نفس الغرض العام: صافي عائد استثمار مرتفع (ROI) للمشروع. تهدف المنظمة إلى الحصول على أفضل سعر للوظيفة.
تهدف كلتا الوثيقتين إلى تزويد المنظمة بمعلومات كافية حول خيارات أسعار البائعين. بمجرد حصولها على هذه البيانات ، يمكن للمؤسسة استخدامها لتشغيل مزاد عبر الإنترنت. أو قد تبدأ مفاوضات جادة مع البائعين الذين تفضلهم.
وبعيدا عن هذين الغرضين، فإن لكل وثيقة مطلوبة أهدافا فريدة. تعكس الأهداف المختلفة مرحلة تطوير المشروع وأين يتناسب المشروع مع الأولويات العامة للمجموعة.
طلب تقديم العروض
أهداف طلب تقديم العروض هي أربعة أضعاف. هذه هي:
- الإعلان عن المشروع
- إقامة علاقات مع البائعين
- توليد رؤى أو خطط إبداعية
- إنشاء نطاق تقدير تكلفة معقول
يمكن لمستند طلب تقديم العروض تحقيق هذه الأهداف من خلال تفصيل المشروع بما يكفي لإثارة حلول إبداعية. المفتاح هو أن طلب تقديم العروض لا يمكن أن يكون غامضا لدرجة أن المقترحات اللاحقة لن تحل مشكلة المنظمة بالفعل.
ومع ذلك ، إذا كان طلب تقديم العروض محددا بشكل مفرط ، فقد يلغي الحلول الإبداعية التي تتعلق بتنفيذ المشروع. الهدف ليس الحصول على أرخص عرض ، ولكن التماس أفضل خطة.
إذا سارت الأمور على ما يرام ، فإن الردود على طلبات تقديم العروض ستظهر للمؤسسة النطاق المحتمل للتكاليف لتنفيذ المشروع. ستبقى جميع المقترحات في حدود ميزانية المنظمة.
ومع ذلك ، قد لا تعرف المنظمة ما هو معقول لتوقعه حتى ترسل طلبات تقديم العروض. وذلك لأن المنظمة ليست خبيرة في الموضوع. يعد اكتساب الخبرة من خلال اتصالاتها مع البائعين جزءا على الأقل من عملية طلب تقديم العروض.
RFQ
الهدف من RFQ أكثر وضوحا: التماس عروض الأسعار. لا تحتاج المنظمة التي ترسل طلبات عرض الأسعار إلى خطة مفصلة استجابة لذلك. بدلا من ذلك ، لديها بالفعل رؤية واضحة لما تحتاجه.
عادة ما ترسل المؤسسة طلبات عروض الأسعار إلى البائعين عندما يكون ما تريده قياسيا. قد ترغب في مقارنة تقديرات التكلفة على كميات الجملة لمنتج معروف.
تمكن RFQs الشركات من تحقيق بعض الأهداف الفرعية ذات الصلة. تطلب الوثيقة عروض الأسعار ، وتسعى أيضا للحصول على معلومات حول:
- جودة المنتج أو الخدمة
- شروط الدفع المقترحة
- المدة المقترحة للعقد
غالبا ما يقوم الموردون بتضمين هذه البيانات في استجابات RFQ الخاصة بهم. إذا كانت المنظمة تريد معلومات أكثر من ذلك ، فمن الحكمة إنشاء طلب للحصول على معلومات (RFI) أو طلب تقديم عروض.
يكون طلب المناقصة (RFT) أكثر ملاءمة عندما تريد المنظمة بشدة مقارنة الأسعار. لا تطلب RFTs أي معلومات أخرى.
عملية
ستستخدم المؤسسة عمليات مماثلة لتطوير وتوزيع كلا النوعين من مستندات الطلب. كلاهما يتطلب من المنظمة توضيح احتياجات مشروعها إلى حد ما. وكلاهما ينطوي على مطالبة البائعين بالتنافس للحصول على العقد.
ومع ذلك ، يمكن أن تكون الاختلافات بين عملية طلب تقديم العروض وعملية RFQ صارخة. إليك كيفية عمل العمليات.
طلب تقديم العروض
تبدأ المنظمة عملية طلب تقديم العروض عندما تريد التحريض على مشروع طويل الأجل. في كثير من الأحيان ، ينظم أخصائي المشتريات العملية. كما تشارك لجنة داخلية أو فريق.
تتبع عملية طلب تقديم العروض أربع خطوات. هذه الخطوات هي:
- وضع متطلبات طلب تقديم العروض
- صياغة وثيقة طلب تقديم العروض
- توزيع المستند للتواصل مع الموردين
- تقييم المقترحات باستخدام معايير محددة مسبقا
لتحديد متطلبات طلب تقديم العروض ، يجب على أخصائي المشتريات تحديد الاحتياجات. يجب أن يأخذوا في الاعتبار مخاوف كل قسم إذا كان سيتأثر بالمشروع.
بعد ذلك ، يجب على الاستشاري توضيح أهداف المشروع المقترح. ما هي المشكلة التي تريد المنظمة حلها؟
أخيرا ، يجب على المنظم وضع ميزانية. بعد ذلك ، يمكن للمنظمة صياغة مستند RFP.
كتابة طلب تقديم العروض
طلبات تقديم العروض لها هيكل وتنسيق قياسي (انظر أدناه). عند صياغة الاقتراح ، يجب على اللجنة الإجابة على جميع الأسئلة التي يطرحها الهيكل القياسي.
على وجه التحديد ، يجب على أي لجنة طلب تقديم عروض توضيح الغرض منها وأهدافها ومعايير التقييم. كيف سيحكمون على مزايا الاستجابة لاقتراحهم؟
توازن أفضل مستندات طلب تقديم العروض بين الخصوصية والانفتاح. سيقوم أعضاء الفريق بصياغة طلب تقديم العروض للحصول على مقترحات تلبي احتياجاتهم ، مع ترك مجال للإبداع في الحلول المقترحة.
عندما تقوم مجموعة بتوزيع مستند RFP ، فقد تستخدم موقع ويب عاما يعمل كقاعدة بيانات. أو قد يدعون ردودا على البائعين الذين قاموا بفحصهم مسبقا.
بمجرد أن تتلقى المنظمة الردود ، ستقوم بتقييم الردود على الاقتراح. ويجب أن تستخدم معايير التقييم المحددة مسبقا لقياس مزايا عروض البائعين.
RFQ
عندما تريد مؤسسة استخدام RFQ ، فإنها تتبع عملية من ثلاث خطوات. تعمل هذه العملية على تطوير وتوزيع RFQ.
أولا ، يجب على المنظمة وضع استراتيجية. يجب أن تقرر فرق تطوير RFQ ما هو مطلوب لإكمال المشروع. وهذا يشمل كمية ونوعية المنتجات.
يجب على الفريق أيضا تحديد مقدار الدعم الذي سيحتاجون إليه. بعد ذلك ، يقومون بإنشاء هيكل الدفع المفضل للمؤسسة والجدول الزمني للتسليم.
أخيرا ، سيقومون بتطوير المستند المطلوب. بعد ذلك ، يجب عليهم اختيار كيفية تقديم وتوزيع RFQ. الخيارات هي:
- عملية المزايدة المفتوحة
- عملية تقديم العطاءات المختومة
- العطاء المدعو
- المزاد العكسي (عبر الإنترنت)
يجب على بعض المنظمات ، مثل الوكالات الحكومية ، الالتزام بلوائح العرض التقديمي. لذلك ، يجب على هذه المنظمات استخدام عملية تقديم عطاءات مفتوحة أو مختومة على منصة تابعة لجهة خارجية ( قاعدة بيانات RFx مخصصة).
تقوم هذه العملية بتنبيه جميع أعضاء موردي قاعدة البيانات إلى طلب عرض الأسعار. ثم يشجع البائعين على تقديم عروض الأسعار في غضون فترة زمنية.
تستخدم عملية تقديم العطاءات المختومة أيضا نظاما أساسيا تابعا لجهة خارجية. تكتسب الوكالات بعض المزايا من خلال العطاءات المختومة: فهي تتحمل مخاطر أقل من الاحتيال وتحديد الأسعار.
العطاءات المختومة تشبه العطاءات المفتوحة. لكن الوكالة لا تنظر في أي عطاءات حتى ينتهي الموعد النهائي.
الدعوات مقابل المزادات
بدلا من ذلك ، يجب على بعض الوكالات عقد مزاد عكسي. يتم إجراء هذه المزادات رقميا. أقل مزايد هو الفائز بالمزاد تلقائيا ، بغض النظر عن تفاصيل استجابة مقدم العطاء.
تدعو المؤسسة إلى تقديم العطاءات عندما تريد التعاقد مع مورد تثق به بالفعل. في هذا السياق ، تعرف الشركة أن جودة المنتجات ستفي بمعاييرها.
لكنها تخاطر بدفع أكثر مما قد تدفعه بخلاف ذلك. قد يقدم البائع عرضا أقل في سياق أكثر تنافسية.
الهيكل والشكل
يشكل الهيكل والشكل أكبر فرق RFP RFQ. يجب أن تفي كلتا الوثيقتين بتوقعات الهيكل والشكل القياسيين.
يجب أن تفي بعض الوكالات الحكومية بلوائح صارمة عند إنشاء هذه المستندات. تحدد اللوائح الخطوط وعدد الكلمات وعناوين الرأس والعناوين الفرعية لكلا المستندين.
لا تواجه الشركات والمنظمات غير الربحية مثل هذه القيود الصارمة. ولكن ، يجب عليهم أيضا هيكلة وتنسيق مقترحاتهم ضمن معايير الصناعة. هذا يمكن البائعين من إنشاء استجابات مفيدة ودقيقة.
طلب تقديم العروض
ستختار المؤسسة ما إذا كانت تريد إنشاء مستند RFP قصير أو طويل. طلب تقديم العروض القصير هو صفحة واحدة.
هيكل RFP قصير الشكل
يشير طلب تقديم العروض القصير إلى اسم الشركة واسم المشروع وتاريخ استحقاق الاقتراح في الأعلى. يقسم الكتاب جسم طلب تقديم العروض القصير إلى ستة أقسام:
- نظرة عامة على المشروع
- أهداف المشروع
- نطاق العمل
- حواجز الطرق أو الحواجز
- معايير التقييم
- متطلبات التقديم
عند سفح طلب تقديم العروض القصير ، تشير المنظمة إلى الموعد النهائي للمشروع والميزانية. سيلاحظ أيضا معلومات الاتصال إذا تم توزيع طلب تقديم العروض مباشرة على البائعين.
هيكل RFP طويل الشكل
طلب تقديم العروض الطويل هو مستند متعدد الصفحات. تحتفظ المؤسسات عادة بقالب لمستندات RFP الطويلة.
يمكنك قراءة القوالب المتاحة بشكل عام، ثم تكييفها لمؤسستك. نشرت ولاية ماريلاند قالب طلب تقديم العروض المجاني هذا.
خارج الولايات المتحدة ، ابحث عن قوالب RFP طويلة متوافقة مع برامج المستندات الشائعة. هناك قوالب RFP قياسية طويلة الحجم متوافقة مع برامج المستندات الشائعة.
وتشمل هذه Microsoft Word و Apple Pages و Google Docs. تتضمن طلبات تقديم العروض النموذجية طويلة الشكل هذه الأقسام:
- خلفية الشركة
- نظرة عامة على المشروع
- أهداف المشروع
- حواجز الطرق القائمة
- الميزانية المستهدفة والقيود المالية
- معايير ومقاييس التقييم
- متطلبات التقديم
- معلومات إضافية حول تفضيلات المورد
- معلومات الاتصال
يختلف الوصف المحدد وعمق كل قسم. من الأهمية بمكان تقديم تفاصيل كافية حتى تلبي مقترحات البائعين احتياجاتك.
RFQ
RFQs هي مستندات من صفحة واحدة. يقسم المصممون طلبات عرض الأسعار إلى ثلاثة أقسام:
- معلومات المشتري
- معلومات البائع
- تقييم
ستقوم المؤسسة بإدخال المعلومات في كل قسم. في قسم "معلومات المشتري" ، ستكتب المنظمة:
- اسمها
- وصف موجز للمنظمة
- أهدافها للمنتج
- تفضيلات جودة المنتج
- معلومات الاتصال
بعد ذلك ، ستقوم المجموعة بملء قسم "معلومات البائع". وهذا يشمل:
- تفاصيل المنتج المفضل والمواصفات
- كمية المنتج
- معلمات التسليم
- الميزانية أو تقدير السعر
قد يتضمن قسم "معلومات البائع" مخططا للبائع لملئه. توضح أعمدة المخطط الوصف والكمية وسعر الوحدة والضرائب والمبلغ الإجمالي لكل منتج.
أخيرا ، ستقوم المجموعة بملء قسم التقييم. وهذا يشمل:
- طريقة التقييم ومعاييره
- الجدول الزمني للمشروع
- الشروط والأحكام
- تعليمات التقديم
هذا القسم موجز. يمكن للكتاب ملء الجدول الزمني للمشروع بنقاط. الإيجاز هو الفرق الحاسم بين هياكل RFP و RFQ.
تطوير المشاريع عالية التأثير
يتطلب تطوير المشروع السرعة والدقة. سواء كانت مجموعتك في خضم عملية طلب تقديم العروض ، أو لا تزال في المراحل الأولية ، يمكن للمتخصصين التقنيين المساعدة.
في نيزك، نحتفل بالخبرة. يعرف المتخصصون لدينا مجالهم للخلف وللأمام ، لذلك من السهل تخصيص الكود الخاص بنا وفقا لاحتياجاتك. تطوير الويب وتطوير التطبيقات وتصميم المنتجات كلها في غرفة القيادة لدينا.
سواء كنت بحاجة إلى الخدمات الثلاث أو أي شيء آخر تماما ، تحدث إلينا. نود مساعدتك في تحقيق أهدافك.
