هل تعلم أن محترفي الأعمال يحضرون ما يصل إلى 17 اجتماعا كل أسبوع؟
مع قضاء الكثير من الوقت في غرف الاجتماعات ، فليس من المستغرب أن يشعر الكثير منهم أن الاجتماعات أعاقت عملهم. قال 73٪ أنهم عملوا على أشياء أخرى خلال الاجتماعات واعترف 91٪ بالاجتماع في أحلام اليقظة!
لحسن الحظ ، هناك هياكل اجتماعات أكثر كفاءة وتقدم فوائد أكثر قيمة لفريقك ككل.
قد يكون اعتماد اجتماع الوقوف في روتين عملك اليومي هو بالضبط ما يحتاجه مكتبك لزيادة الإنتاجية ، والعمل معا كفريق واحد ، وتقليل حواجز الطرق المكلفة التي تعيقك.
كيف يقوم اجتماع الوقوف بكل هذا الذي تسأله؟ تابع معنا لاكتشاف فوائد الوقوف اليومي وكيف يمكنك تنفيذ هيكل الاجتماع هذا على أفضل وجه للحصول على نتائج مبهرة.
ما هو اجتماع الوقوف؟
اجتماع الوقوف هو بالضبط ما يبدو عليه. هذه الاجتماعات عبارة عن فترة قصيرة مدتها 5-15 دقيقة يقف فيها المشاركون في دائرة ويتناوبون على المشاركة.
من الناحية المثالية ، تعقد اجتماعات الوقوف يوميا وتتضمن نوعا من كائن التحدث للإشارة إلى من هو دوره في التحدث والمشاركة. الغرض من هذه الاجتماعات هو الإجابة على ثلاثة أسئلة رئيسية.
1. ما الذي أنجزته منذ الاجتماع الأخير (أمس)
2. ماذا سأفعل الآن
3. ما هي العقبات أو حواجز الطرق التي تعيق تقدمي
هذه الاجتماعات موجهة إلى الفريق بأكمله لتشجيع التواصل المفتوح وتحرير فرص حل المشكلات.
فوائد الوقوف اليومي
لماذا اجتماع الوقوف تسأل؟ أثبت هيكل الاجتماع القصير هذا أنه لا يقدر بثمن لنمو الشركة ومعنويات الفريق بناء على بعض الفوائد الرئيسية.
بناء فريق إيجابي
إن إرسال مديريك للجلوس في غرفة اجتماعات لساعات متتالية يوضح باستمرار عيبا خطيرا.
لا توجد فرصة لتشجيع جو الفريق الإيجابي. يجلس الموظفون ويستمعون إلى رئيسهم وهو يعطي الأوامر ، ثم يقدمون تقاريرهم إلى نفس الرئيس دون مخاطبة بقية الفريق. من المحتمل أن يقوم المديرون الآخرون في الغرفة بتقسيم المناطق عندما لا يكون الموضوع مرتبطا مباشرة بعملهم.
من خلال عقد هذه الأنشطة القصيرة التي تركز على الفريق ، يتم تشجيع المشاركين على المشاركة والاستماع إلى زملائهم في العمل. هذا يعزز بيئة يقدم فيها أعضاء الفريق تقاريرهم إلى بعضهم البعض ، مما يؤدي إلى إقامة رابطة أكثر توحيدا بين الفريق بأكمله.
يحسن التعاون
الآن بعد أن أصبح موظفوك يقدمون تقاريرهم إلى بعضهم البعض ويظلون مشاركين ومركزين طوال الاجتماع بأكمله ، يتم إحياء فرصة التعاون.
إذا كانت البيئة مريحة لأعضاء الفريق للانفتاح على صراعاتهم مع المشاريع والمهام ، فستتاح لأعضاء الفريق الآخرين الفرصة للقفز والمساعدة عند الحاجة. من خلال اتباع نهج التركيز على الفريق هذا ، لم يعد طلب المساعدة وتلقيها من زملاء العمل يمثل تهديدا.
بدلا من ذلك ، ستتمكن من الاستفادة من المواهب والمهارات الفريدة لفريقك لتنفيذ المهام المهمة بشكل أفضل وتنمية الأعمال.
بدلا من النضال من خلال مهمة بمفردها ، ستتاح لكل عضو في الفريق الفرصة لفتح المشروع والحصول على مساعدة قيمة يمكن أن توفر الوقت وترفع النتائج.
تبادل المعرفة
حتى إذا كان هيكل عملك لا يدعم التعاون في المشاريع ، فإن إمكانية نقل المعرفة بين الموظفين يتم فتحها من خلال هذه المواقف اليومية.
لا يقصد من الاجتماع الواقف أن يكون جلسة لحل المشكلات. سيؤدي ذلك إلى اجتماعات طويلة بشكل لا يصدق حيث يفقد الاهتمام ويبدأ المشاركون في الضبط.
بدلا من ذلك ، تتناول الاجتماعات المشكلات الموجودة وتدعو زملاء العمل لإعادة الاتصال بعد الاجتماع لمعالجة المشكلات التي قد يكونون قادرين على المساعدة فيها. هذه ليست فرصة رائعة أخرى لبناء الفريق فحسب ، بل توفر فرصة للموظفين ذوي المعرفة الممتدة في مجال معين لمساعدة زملائهم في العمل على النمو والتطور.
على المدى الطويل ، سترى عائد استثمار مثير للإعجاب لقدرات فريقك ومؤهلاته.
يقلل من حواجز الطرق
قد يكون طرح حواجز الطرق والمشكلات المتعلقة بالمشروع أمرا مخيفا للموظف للقيام به بمفرده. إن الاقتراب من رئيسك أو حتى طلب المساعدة من زملاء العمل أمر يتطلب الكثير من بناء الفريق والثقة لتبنيه.
تكمن المشكلة في ذلك في أنه بدلا من الحصول على المساعدة والعمل على حل المشكلة بشكل أسرع ، غالبا ما يكافح الموظفون من خلال محاولة التوصل إلى حل بمفردهم. وهذا يمكن أن يتركهم يجلسون على حواجز غير ضرورية لأيام أو حتى أسابيع دون إحراز تقدم كبير.
من خلال تشجيع هذه المشاركة اليومية والاحتفاظ بمساحة لبيئة غير قضائية ، يمكن للموظفين طلب المساعدة بشكل أكثر راحة ومعالجة هذه المشكلات وجها لوجه قبل أن تتراكم عليها.
قد تلاحظ حتى زيادة في الإنتاجية بناء على انخفاض كمية عمليات التأخير!
تحسين فهم الأهداف
ضعف التواصل هو أحد الأسباب الرئيسية للفشل بين الشركات. بدون التواصل والتفاهم المفتوحين ، لن يحصل فريقك أبدا على فرصة لتحقيق أهداف مشتركة. بدلا من ذلك ، ستكون القوة الدافعة الوحيدة في يوم عملهم هي أهدافهم الفردية.
بالطبع ، من خلال المواقف اليومية ، ستتاح لكل عضو في الفريق الفرصة لمعرفة المزيد حول ما يفعله زملاؤهم في العمل واكتساب فهم أفضل للأهداف الجماعية لعلامتك التجارية وكيف يلعبون فيها.
من خلال التعرف أكثر على ما يعمل عليه الفريق بأكمله ، تكتسب مهمتهم أو مشروعهم مستوى جديدا تماما من القيمة المتصورة.
يمكن أن يلعب هذا دورا كبيرا في قيادة فريقك وتشجيع المشاركة المخصصة.
استراحة الصحة العقلية والبدنية
بالإضافة إلى جميع مزايا بناء الفريق ، تعد اجتماعات الوقوف اليومية رائعة للصحة العقلية والبدنية لموظفك.
إذا كان فريقك يقضي يوما كاملا على مكتبه ، وينظر إلى شاشة الكمبيوتر ، فإنهم في الواقع يزيدون من خطر الإصابة بالظروف الصحية على الطريق. أشياء مثل مرض السكري وأمراض القلب وحتى الصداع النصفي شائعة للعاملين في المكاتب بسبب الحالة الراكدة لوظائفهم.
من خلال منح موظفيك فرصة للوقوف ، وتمديد أرجلهم ، وربما حتى التجول لبضع دقائق ، سيختبرون فرقا لا يصدق في صحتهم.
أضف فوائد هذه الاستراحات الصغيرة للعبتهم العقلية وستحصل على نشاط مقاوم للإرهاق لإشراك موظفيك وإعادة تنشيطهم.
يعزز الإنتاجية والتركيز
تعمل اجتماعات الوقوف على زيادة الإنتاجية وتحسين التركيز بطرق 2 البسيطة.
أولا ، تماشيا مع ما ذكرناه أعلاه ، فإن استراحة صغيرة من الشاشات والمكاتب قوية لمساعدة العقل على التعافي وتجنب الإرهاق. من خلال أخذ استراحة لمدة 15 دقيقة من مهامهم ، غالبا ما يكونون قادرين على العودة إلى العمل بطاقة وحيوية أكثر من ذي قبل.
ثانيا ، غالبا ما يؤدي توقع المشاركة إلى إبقاء فريقك أكثر مسؤولية عن المهمة التي يقوم بها. عندما يعلمون أنهم سيشاركون تقدمهم ، يكون لديهم المزيد من الحوافز والدوافع لتحقيق هذا التقدم.
وبالطبع ، من خلال المساعدة والمشورة التعاونية ، سيكونون قادرين على حل المشكلات بشكل أكثر كفاءة وإكمال مهامهم في وقت قياسي.
كيفية استضافة اجتماع ارتجالي فعال
لا يمكن إنكار فوائد الوقوف اليومي ، ومع ذلك ، لن ترى أيا من المزايا ، إذا لم يتم تنفيذ الاجتماعات بعناية.
فيما يلي ما يجب فعله وما لا تحتاج إلى اتباعه للتأكد من أن اجتماعك الواقف فعال قدر الإمكان.
الجميع يقف
كما ذكرنا سابقا ، هناك مزايا مهمة جدا للوقوف جسديا للاجتماع. إنه ليس مفيدا لصحة موظفك فحسب ، بل إنه يشجع على مزيد من التركيز والاهتمام أثناء الاجتماع.
لسوء الحظ ، يكاد يكون البشر مجبرين على اللجوء إلى الانحناء أو الجلوس ، بدلا من الوقوف.
اجعل الجميع في اجتماعك على أقدامهم في جميع الأوقات من خلال التأكد من عدم وجود أماكن للميل إلى الحدوث "عن طريق الخطأ". اعقد اجتماعك في مكان مفتوح بدون مكاتب أو أثاث يمكن أن يدعوهم أو حتى يبدأ بامتداد لتشجيع الحركة.
اجعلها قصيرة
السبب في أن هذه الاجتماعات يمكن أن تجذب الانتباه وتعزز الإنتاجية هو أنها لطيفة وقصيرة. عندما يبدأ اجتماع الوقوف في تجاوز علامة ال 15 دقيقة ، ستبدأ في ملاحظة مستوى الحماس وانحرافات الانتباه.
إذا استمرت الأمور لفترة طويلة جدا ، فسوف ينتهي بك الأمر بغرفة مليئة بالموظفين غير المنخرطين الذين يعانون من آلام في الساقين.
لا توجد أجهزة
ضع قاعدة من اليوم الأول مفادها أنه لا يسمح باستخدام الأجهزة في اجتماعات الوقوف.
نظرا لأن هذه الاجتماعات قصيرة جدا ، يجب أن يكون من المعقول تماما توقع ترك الموظفين لهواتفهم وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وأي تقنية أخرى يستخدمونها في مكاتبهم.
في حين أن نية هذا الجهاز قد تكون جيدة ، إلا أنها سرعان ما تصبح مصدر إلهاء يلغي فوائد دوائر بناء الفريق هذه.
ابق على الموضوع
هذا ليس حدثا اجتماعيا.
في حين أنه من الرائع رؤية فريقك يترابط ويتعرف على بعضهم البعض ، فإن الدردشة حول عطلة نهاية الأسبوع أو أحدث عرض على Netflix لن تؤدي إلا إلى تقليل وقت اجتماعك.
ابتعد عن التنشئة الاجتماعية أو الانجراف حول الموضوع لإبقاء هذه الاجتماعات قصيرة وفعالة قدر الإمكان.
تنظيم الزمان والمكان
للحصول على أفضل النتائج ، يجب عقد اجتماع الوقوف الخاص بك في نفس الوقت والمكان كل يوم.
هذا يفعل بعض الأشياء الأساسية لعمالك.
أولا ، يعرفون ما هو متوقع ويمكن أن يظهروا في الوقت المحدد ويكونون مستعدين في كل مرة
ثانيا ، لديهم قدر كاف ومتساو من الوقت بين كل اجتماع لمعالجة المهام ولديهم شيء لإبلاغ فريقهم به.
وثالثا ، لا يوجد عذر لتفويت الفرصة. لن يضطروا إلى التساؤل متى يكون أفضل وقت لحجز المواعيد أو جدولة المهام لأنهم يعرفون أنه يتم احتساب فترة زمنية مدتها 15 دقيقة.
شجع على التحضير
لا يوجد شيء أسوأ من سماع "لا أستطيع أن أتذكر" في موجز يومي.
إذا كان موظفوك "ينسون" ما أنجزوه ، فإنهم يفوتون فرصة المشاركة والتعلم من الآخرين. بدلا من النمو معا كفريق واحد ، تصبح هذه الاجتماعات مضيعة للوقت تماما.
شجع الموظفين على أخذ 5 دقائق قبل الاجتماع المقرر كل يوم لإعداد ما يحتاجون إليه لتحقيق أقصى استفادة من الاجتماع. قد يكون هذا هو الفرق بين نقل المعرفة والتعاون مقابل جو الفريق السيئ.
ابدأ في الوقت المحدد
لا تؤخر وقت البدء أبدا. إذا كان عدد قليل من الموظفين يتخلفون عن الركب ، فما عليك سوى البدء بدونهم.
إذا لم يبدأ اجتماعك أبدا حتى يكون الجميع هناك ، فلن يعطي موظفوك الأولوية للحضور في الوقت المحدد. تكمن المشكلة في ذلك في أن وقت اجتماعك سيتحرك تدريجيا ويكلف فريقك وقتا ثمينا.
ينتج عن هذا اجتماعات أطول للشعور تقلل من الوقت الذي يمكن أن يحقق فيه موظفوك نتائج.
استخدام كائن ناطق
في حين أن هذا قد يبدو سخيفا في البداية ، إلا أن الكائن الناطق ذو قيمة لا تصدق للتركيز والانتباه.
يشير الكائن إلى من هو دوره في التحدث ويقلل من الثرثرة الخارجية التي يمكن أن تخرج عن السيطرة بسهولة بالغة. بالإضافة إلى الحفاظ على الغرفة صامتة ، فإن هذا الكائن يعمل على تسوية الملعب ومساواة الموظفين من أجل مشاركة أفضل.
في وقت قصير ، سيطور موظفوك الكثير من الاحترام لهذا الكائن الناطق ويتعلمون إعطاء حامله اهتمامهم الكامل.
التزم بالأسئلة
تذكر تلك الأسئلة التي ذكرناها سابقا؟ سيكون ذلك أمرا حيويا للحفاظ على اجتماعك على المسار الصحيح.
من خلال إعطاء الأولوية لهذه الأسئلة الأساسية الثلاثة ، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقت مشاركة كل موظف دون الوقوع خارج الموضوع أو فقدان المؤامرة.
تجعل هذه الأسئلة أيضا التحضير والتحدث أسهل لموظفيك. لن يضطروا للقلق بشأن ما سيقولونه لأن وظيفتهم الوحيدة هي الإجابة على الأسئلة المعبرة.
اجعلها صغيرة
في حين أنه سيكون من المدهش أن يشارك كل عضو من موظفيك ، إلا أن حجم اجتماع الوقوف الخاص بك أمر بالغ الأهمية.
إذا كان هناك عدد كبير جدا من زملاء الفريق ، فقد يستمر الاجتماع لفترة طويلة جدا. قم بتضمين أكبر عدد ممكن من الأشخاص الواقعيين لإكمال الاجتماع في 15 دقيقة.
إذا كان لديك فريق كبير ، فاطلب من ممثل واحد من كل مشروع أو قسم المشاركة ثم قم بتفريق كمية المعلومات لفريقهم الأصغر بعد ذلك.
اجتماعات الوقوف من أجل النجاح
الآن بعد أن عرفت ما هو اجتماع الوقوف والفوائد التي يقدمها لشركتك ، يمكنك البدء في دمج هيكل الاجتماع الفريد هذا لتحقيق النجاح. من زيادة الإنتاجية إلى إنشاء بيئة فريق أكثر تماسكا ، ستحب كيف يمكن لهذه الممارسة اليومية البسيطة أن ترفع عملك للأفضل.
هل تريد معرفة المزيد حول زيادة إنتاجية شركتك وقتل المنافسة؟ تواصل معنا اليوم لاكتشاف كيف يمكننا مساعدتك في تطوير علامتك التجارية لرؤية نتائج مذهلة.
