هل تعلم أنه، وفقًا لـ SmallBizGenius، زاد عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل بنسبة 140٪ منذ عام 2005؟ بالإضافة إلى ذلك، يعمل أكثر من 4 ملايين شخص في الولايات المتحدة، على الأقل نصف الوقت، من المنزل.

هناك العديد من الفوائد لتقديم فرصة العمل عن بُعد لفريقك، وهو جزء من السبب الذي يجعله يصبح اتجاهًا شائعًا. في نفس الوقت، يمكن أن يكون إدارة الفرق عن بُعد تحديًا بسيطًا.

كيف تجعل من الممكن لفريقك أن يبقى متحمسًا ويضمن إتمام المهام، حتى إذا لم تكن هناك للقاءهم وجهًا لوجه؟ يمكن أن تكون هذه التحديات مجهدة لأي صاحب عمل.

لهذا السبب قمنا بتجميع هذه المقالة. في هذه المقالة، سنستعرض أفضل النصائح لقيادة وإدارة فريقك عن بُعد.

أخيرًا، يمكن لفريقك أن يكون منتجًا، مما يجعل عملك أكثر نجاحًا من أي وقت مضى. تابع القراءة لمعرفة المزيد.

1. تحديد التوقعات الواضحة

واحدة من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان أن موظفيك يصلون إلى الأهداف التي تريدها هي تحديد التوقعات الواضحة. قدم لهم توقعاتك من حيث التوافر، وساعات العمل، وإرشادات التواصل.

بالإضافة إلى ذلك، حدد توقعاتك بشأن المشاريع الرئيسية ومواعيد تسليمها، ومتطلبات الحضور للاجتماعات الفريق، والمدة الزمنية التي يجب أن يردوا فيها على رسائلك الإلكترونية وطلباتك.

يمكنك أيضًا إعداد إرشادات التواصل حول كيفية 

بتقديم هذه المعلومات لموظفيك، سيعرفون بالضبط كيفية أداء عملهم. سيؤدي ذلك إلى تقليل سوء الفهم وزيادة الإنتاجية.

2. إنشاء مكتب افتراضي

حتى عندما لا يكون لديك مكتب فعلي، فإن وجود مكتب افتراضي يمكن أن يساعد موظفيك على "الذهاب" إليه. يمكن أن تكون أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء مفيدة لهذا الغرض. أحد الخيارات الرائعة هو Trello، وهو برنامج يتيح لك أتمتة مهام الإدارة والمهام الأخرى.

يمكنك تعيين الموظفين لمهام محددة ويمكنهم رؤية التخطيط الأكبر للمكان الذي تتجه إليه المشاريع.

تشمل الأدوات الأخرى المفيدة لتخطيط المشاريع والعمل عليها Wrike، Teamwork، Monday، وAsana.

3. توفير أدوات التعاون

بالإضافة إلى وجود مكتب افتراضي، يحتاج موظفوك إلى وسيلة للتعاون والتواصل مع بعضهم البعض. واحدة من أكثر حلول التواصل شيوعًا هي Slack، التي توفر إمكانية التواصل ونقل الملفات.

Zoom مفيدة للاجتماعات التي ترغب في تضمين العديد من الأشخاص فيها والحصول على ميزات إضافية مثل مشاركة الشاشة والغرف الفرعية.

تشمل حلول الاتصال المرئي وجهًا لوجه الأخرى Pexip، LiveStorm، BlueJeans، وSuperNormal.

إذا كنت ترغب في حلاً يجعل من الممكن للناس التعاون معًا في المشاريع، يمكنك استخدام Miro.

إنه برنامج بأسلوب اللوح الأبيض يمكن أن يكون مفيدًا لجلسات العصف الذهني، حيث يقدم ميزات مثل لصق الملصقات والكتابة والرسم.

تشمل الخيارات المشابهة الأخرى Easil، Stencil، Teemyco، وTandem (يمكنك استخدامه مع Spotify).

4. استخدام برامج الأمان الصحيحة

عندما تدير عملك بالكامل عبر الإنترنت، تحتاج إلى برامج الأمان الصحيحة لحماية بيانات عملك، بالإضافة إلى بيانات عملائك وموظفيك. أحد الخيارات الجيدة هو 1Password، الذي يجعل تخزين كلمات المرور أسهل.

خيار آخر لا غنى عنه هو Norton 360. مع هذا البرنامج، يمكنك حجب الحركة الغير مصرح بها، ومراقبة الاتصالات بين الأجهزة، وإنشاء ملفات احتياطية على السحابة، وحماية عملك ضد الفيروسات.

5. استخدام أداة واحدة فقط للتواصل

واحدة من أكبر الأخطاء التي يرتكبها مدراء الفرق عن بُعد هي التواصل مع موظفيهم من خلال العديد من طرق التواصل المختلفة. قد تستخدم البريد الإلكتروني، أو Slack، أو WhatsApp، أو ماسنجر فيسبوك...ويبدأ كل شيء في أن يصبح مرهقًا.

إذا كان بإمكانك، اختر أداة واحدة فقط للتواصل. وعندما تفكر في إرسال بريد إلكتروني، تساءل عما إذا كان ذلك ضروريًا بالفعل.

من خلال الحفاظ على التواصل مركزًا وإرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط عندما يجب عليك، لن تتسبب في إرهاق فريقك. سيجعل ذلك من السهل عليهم التركيز على المهام التي لديهم بالفعل.

6. تعيين المرشدين للموظفين الجدد

واحدة من أكبر التحديات للعمل عن بعد هي التكيف مع ثقافة الشركة وفهم كيفية العمل بها. بينما قد يكون من السهل على الموظف الجديد التعود على كيفية عمل المكتب في مكتب فعلي، يمكن أن يكون ذلك تحديًا في فريق عن بُعد.

هذا يصبح أكثر صعوبة إذا كان فريقك عن بُعد يعمل في مناطق زمنية مختلفة ويتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام ولا يتواصل دائمًا بشكل مباشر.

طريقة لتسهيل التكيف هي تعيين مرشدين للموظفين الجدد. يمكنهم تقديم الدعم والإجابة عن أي أسئلة والمرور بالعمليات الاعتيادية المتضمنة في العمل في عملك.

في الأسبوع الأول، يجب أن يكون المرشد لديه اجتماعات يومية مع الموظف الجديد.

في هذه الاجتماعات، يمكنهم مساعدة الموظف ومراجعة عمله حتى الآن، وإبلاغه إذا كانت هناك أي مجالات يتميزون فيها وكيفية التحسين في المجالات الأخرى.

7. السماح بالمرونة

رغم أنه يمكن أن يكون مغريًا أن تجعل جميع موظفيك يعملون في نفس الوقت، فإن أحد الأسباب التي تجعل العديد من الأشخاص يختارون العمل عن بُعد هو المرونة التي يوفرها هذا النوع من الإعداد. إذا أمكن، قدم لموظفيك المرونة.

ميزة هذا هو أن موظفيك من المرجح أن يكونوا أفضل في التحفيز الذاتي. من خلال السماح لهم بالعمل في الوقت الذي يكونون فيه الأكثر إنتاجية، سيشعرون بالحماس والاحترام وأكثر قدرة على إنجاز العمل.

بالطبع، هناك أوقات معينة عندما تحتاج إلى جدولة اجتماعات عامة للعمل.

هناك أيضًا بعض الأيام التي قد يرغب موظفوك في أخذ إجازة، سواء كانت عطلة حيث توجد أو حيث هم.

للمساعدة في تتبع الاجتماعات وأيام الإجازات، من المفيد استخدام البرنامج الصحيح، مثل Calendly. بهذه الطريقة، يمكن للجميع العمل من نفس التقويم المشترك.

8. تقديم تجربة عمل عن بُعد لموظفيك

رغم أن العمل عن بُعد شائع جدًا هذه الأيام، إلا أن ذلك لا يعني أن الجميع مؤهل للقيام بذلك. قد لا يتمكن البعض من العمل من المنزل، فيتشتت انتباههم بالأعمال المنزلية أو ينامون طالما لا ينبغي لهم الذهاب جسديًا إلى المكتب.

لحل هذه المشكلة، قد يساعد تقديم تجربة عمل عن بُعد لموظفيك. شاهد مدى إنتاجيتهم في العمل من المنزل. إذا لم يكونوا كذلك، يمكنك دائمًا جعلهم يعملون من المكتب بدلاً من ذلك (إذا كان لديك مكتب فعلي).

إذا لم يكن لديك مكتب فعلي ولا يزال موظفك يرغب في العمل من المنزل، يمكنك إعداد تدريب لمساعدتهم على العمل بشكل أكثر إنتاجية من المنزل.

خيار آخر هو توظيف موظفين لديهم بالفعل خبرة في العمل عن بُعد. يمكنك أيضًا سؤالهم خلال عملية المقابلة عن شكل يوم عملهم المعتاد "من المنزل".

سيظهر لك هذا ما إذا كان لديهم الاستراتيجيات اللازمة ليكونوا منتجين أثناء العمل عن بُعد.

9. بناء العلاقات

عندما يتعلق الأمر بإدارة فريق عن بُعد، قد يكون من الصعب إعادة خلق الشعور الجامعي الذي يتمتع به المكتب الفعلي. لهذا السبب من المهم جدًا التركيز على بناء العلاقات. يساعد إذا بدأت بذلك.

شارك مع فريقك صورًا لحيواناتك الأليفة، وعائلتك، ومكتبك في المنزل. شجع التواصل الودي عن طريق إنشاء قناة ماء مبرد في Slack.

عند التحدث مع موظفيك على انفراد، كن ودودًا ومنفتحًا حتى يشعروا بالراحة بالقيام بنفس الشيء.

سيشجع هذا موظفيك على الشعور وكأنهم جزء من شيء أكبر، مما سيحد من معدل دوران الموظفين ويزيد من الإنتاجية - وبالطبع، يجعل مكتبك مكانًا ممتعًا للعمل.

10. استخدام أساليب التحفيز المناسبة

هناك العديد من أساليب التحفيز المختلفة التي يمكنك استخدامها لجعل موظفيك متحمسين للعمل الذي يقومون به. بالطبع، هناك دائمًا إمكانية زيادة الأجر التي تأتي مع الترقية، لكن ذلك لا يتوقف عند هذا الحد.

إذا قدمت فرصًا للنمو المهني، على سبيل المثال، أو وفرت لموظفيك تدريبًا وشهادات في المهارات التي يريدون تعلمها، فسيشعرون أنك تستثمر فيهم وفي مستقبل حياتهم المهنية.

سيجعلهم ذلك يشعرون بالتقدير، مما يعني أنهم سيهتمون بالعمل لديك.

تشمل أساليب التحفيز الأخرى المكافآت، والمزايا، والأيام الإضافية للعطلة، وأنواع أردة أخرى.

قم بإعداد هذه الأساليب التحفيزية بحيث يحقق موظفوك المزيد منها إذا أدوا بشكل جيد في عملك. على سبيل المثال، يمكنك منح أيام إضافية إجازة لموظفين يحققون أهداف معينة.

تذكر، مع ذلك، أنه يجب عليك تقديم بعض هذه الأمور على الأقل. عدم وجود أيام عطلة في التقويم، وضرورة كسبها، قد يخلق امتعاضًا في الفريق، على سبيل المثال.

11. التركيز على النتائج، وليس المهام

واحدة من الأخطاء الكبيرة التي يرتكبها المديرون عندما يديرون فرقًا عن بُعد هي التركيز كثيرًا على المهام الصغيرة التي يكملها موظفوهم. يمكن أن يجعل هذا موظفيهم يشعرون كأنهم تتم مراقبتهم باستمرار، مما قد يخلق امتعاضًا.

أحيانًا، قد يركز المديرون أيضًا على كمية وقت العمل التي يقضيها موظفوهم. يمكن أن يخلق هذا نفس المشكلة.

لهذا السبب، يجب أن تركز على النتائج الأكبر التي يحققها موظفوك. سيجعلهم ذلك يشعرون بأنك تقدرهم على العمل الذي يقومون به.

إذا كنت ترغب في نظام للمسائلة، استخدم البرنامج الصحيح لتتبع التقدم الأسبوعي. تذكر فقط القيام بذلك دون سيطرة مفرطة.

12. السماح بالتواصل والمحادثات الخاصة

عندما يعمل الموظفون في مكتب فعلي، لديهم الفرصة للتعرف على زملائهم دون أن يتجسس البقية من الشركة على محادثاتهم. سيكون لديهم أيضًا الفرصة لتناول الغداء معًا أو الذهاب لتناول المشروبات بعد العمل.

واحدة من المشاكل التي يواجهها العديد من الموظفين عندما يعملون عن بُعد هي أن القدرة على التعرف على زملائهم بشكل أكثر خصوصية ليست متاحة.

بإتاحة إمكانية التواصل والمحادثات الخاصة، ستجعل موظفيك يشعرون بأنك تثق بهم للسماح بحدوث ذلك. سيسهل أيضًا عليهم التواصل مع زملائهم الآخرين، مما يساهم في بناء الشعور بالانتماء إلى المجتمع.

13. تزويد فريقك بأدوات واستراتيجيات الإنتاجية

يمكنك أيضًا مساعدة فريقك ليكون أكثر إنتاجية من خلال تزويدهم بأدوات واستراتيجيات الإنتاجية. على سبيل المثال، يمكنك إعداد جلسة تدريبية حيث تقوم بمراجعة كيفية تنظيم المهام، وتقسيم الوقت خلال اليوم للعمل والتوجه نحو الأهداف الأكبر للعمل.

يمكنك أيضًا تزويدهم بقائمة بالأدوات والاستراتيجيات. على سبيل المثال، هناك العديد من التطبيقات لطريقة بومودورو التي يمكنك إبلاغ فريقك بشأنها.

14. تشجيع الابتعاد عن العمل عندما يكون المكتب مغلقًا

عندما تدير مكتبًا عن بُعد، من السهل أن تشعر بأنه يجب أن يكون مفتوحًا 24/7. خاصة إذا كنت توفر المرونة لموظفيك، قد تعتقد أنه من الطبيعي أن يعملوا خلال عطلة نهاية الأسبوع إذا كانوا يعملون بشكل أقل خلال الأسبوع.

ومع ذلك، ما لم يطلب الموظف ذلك خصيصًا، يجب أن تشجع على الابتعاد عن العمل عندما يكون المكتب مغلقًا.

من المهم إنشاء توازن صحي بين العمل والحياة لفريقك. وإلا، فقد يتعرضون للإرهاق. لن يجعل ذلك تجربة العمل أسوأ فقط بالنسبة لهم، بل سيجعل فريقك أقل إنتاجية بشكل عام.

هل تحتاج إلى مساعدة في إدارة الفرق عن بُعد؟

الآن بعد أن تعلمت أفضل النصائح لقيادة وإدارة الفرق عن بُعد، قد تجد أنك بحاجة إلى مساعدة في إدارة فريقك. ربما تريد معرفة استراتيجيات الإنتاجية أو كيفية تتبع التقدم دون أن تكون تدخلًا كبيرًا.

مهما كان احتياجك، يمكننا مساعدتك. نحن في نيزك، متخصصون عندما يتعلق الأمر بإدارة الفرق. نحن نقدم أيضًا برامج تجعل من السهل عليك إدارة عملك.

لمعرفة المزيد عن خدماتنا، قم بالتحقق منها الآن.