في السنة المالية لعام 2019، أنفقت حكومة الولايات المتحدة 586 مليار دولار على المتعاقدين. تطلب الوكالات الحكومية عقودًا لمشاريع تحتاج إلى خبرة متخصصة.
تطلب الوكالات أيضًا عقودًا لمشاريع معقدة. سيكون من المضيع للوقت أن يكملها القسم بكفاءة داخليًا.
ومثل الأعمال التجارية والمنظمات غير الربحية، ترغب الأقسام الحكومية في إنجاز العمل بشكل جيد. ومع ذلك، فإنها أيضًا تسعى للبقاء واعية بميزانياتها الخاصة.
لذلك، سيطلب القسم عروض تنافسية من المتعاقدين. للحصول على هذه العروض، ستقوم الوكالة الحكومية بتطوير مستندات الطلبات.
ستقوم بإنشاء طلب تقديم العروض (RFP) أو طلب عرض الأسعار (RFQ). يجب على الوكالة اتباع عملية RFP--أو RFQ--عندما تطور وتنشر عروضها.
ولكن ما الفرق بين الاقتراحين؟ وأي اقتراح هو الأنسب لاحتياجات مشروعك؟
RFP مقابل RFQ: ما الفرق؟
تهدف وثائق RFP وRFQ إلى الحصول على مجموعة من العروض من مختلف الشركات والبائعين. تشجع الوثائق الشركات على تقديم عرض لتنفيذ مشروع. تقوم الوكالات الحكومية والشركات والمنظمات غير الربحية بإنشاء هذه الوثائق.
تحدد هذه المقالة أربع نقاط اختلاف. هذا يساعدك على رؤية التشابهات والاختلافات بين الوثيقتين. نقاط الاختلاف هي:
السياق
الهدف والأهداف
العملية
الهيكل والتنسيق
تمكن هذه النقاط الأربعة من مقارنة شاملة بين RFP وRFQ. سنقوم بفحص هاتين الوثيقتين، كل واحدة في تباين مع الأخرى. ثم، ستتعلم ما إذا كان RFP أو RFQ هو الأفضل لمشروع منظمتك.
السياق
تقوم المنظمة بإنشاء كل من الوثائق RFQ وRFP في سياق بدء مشروع جديد. يتم إنشاء أي من الوثيقتين لدعوة البائعين لتقديم عروض على المشروع.
في كلتا الحالتين، البائعون هم الذين يوردون. قد يورد البائع سلعًا أو خدمات. الأمر الأساسي هو أن البائعين يقدمون الإمدادات مباشرة إلى شركة أو وكالة أو منظمة غير ربحية.
غالبًا ما تكون الأسعار قابلة للتفاوض. هذا جزء من السبب في إنشاء المنظمة وثائق الطلبات--لتلبية أهداف التكلفة.
في بعض الظروف، تقوم المنظمات بإنشاء وثائق الطلبات بسبب تفويضات قانونية. يجب أن تلتزم الإدارات الحكومية باللوائح التي تضمن ممارسات شراء عادلة وشفافة.
لذلك، يجب على الوكالات الحكومية نشر RFPs وRFQs على موقع ويب يعمل كقاعدة بيانات لوثائق الطلبات. هذا يوزع الطلبات.
قد تستضيف الدولة موقع الويب. أو، قد يقوم بائع ثالث بصيانة الموقع.
ستوزع الطلبات التي تحتوي على مواد حساسة ماديًا (عبر USB محملة بالبريد). في هذه الحالة، سيقوم مدير المشروع أو المستشار بتوزيع الطلبات على البائعين المعنيين.
RFP
تقوم المنظمات بإنشاء كل من وثائق الطلبات في بداية مشروع. ولكن، سيتم تطوير RFP في وقت مبكر من العملية مقارنة مع RFQ.
يطلب RFP تقديم اقتراحات لشراكة طويلة الأجل. أو، يطلب تقديم اقتراحات لتنفيذ خطة. تلك الخطة تقوم بإحداث تغييرات مستمرة.
قد لا تكون المنظمة جاهزة للشراء بعد عند نشرها لـRFP. قد تحتاج إلى توضيح تفضيلاتها المحددة.
RFQ
تقوم المنظمة بإنشاء RFQ عندما تكون جاهزة للشراء. عادةً، ستقوم بإرسال RFQ لدعوة عروض على مشروع بسيط لمرة واحدة.
عندما تعرف الشركة بالفعل العناصر المحددة والمفصلة للمشروع، لم تعد بحاجة إلى اقتراحات. بل تطلب فقط عروض أسعار. بهذه الطريقة، يمكنها مقارنة الأسعار على أدوات ستنجز العمل.
الهدف والأهداف
تخدم كلا الوثيقتين نفس الغرض العام: تحقيق عائد استثمار مرتفع (ROI) للمشروع. تسعى المنظمة للحصول على أفضل سعر للعمل.
تهدف كلا الوثيقتين إلى توفير معلومات كافية حول خيارات الأسعار للبائعين للمنظمة. بمجرد أن تحصل على تلك البيانات، يمكن للمنظمة استخدامها لإجراء مزاد عبر الإنترنت. أو، قد تبدأ مفاوضات جادة مع البائعين الذين تفضلهم.
ما وراء هذين الغرضين، ولكن، لكل وثيقة طلبية أهداف فريدة. تعكس الأهداف المختلفة مرحلة تطور المشروع ومكانه في أولويات المجموعة العامة.
RFP
أهداف طلب تقديم العروض أربعة أضعاف. هذه هي:
الإعلان عن المشروع
توطيد العلاقات مع البائعين
إنشاء رؤى إبداعية أو خطط
تحديد نطاق تقديرات التكلفة المعقولة
يمكن أن يلبي مستند RFP هذه الأهداف من خلال تفصيل المشروع بما يكفي لإثارة حلول إبداعية. المفتاح هو أن لا يكون RFP غامضًا بشكل يجعل الاقتراحات اللاحقة لن تحل مشكلة المنظمة بالفعل.
ومع ذلك، إذا كان RFP محددًا بشكل مفرط، فقد يقضي على حلول إبداعية تتعلق بتنفيذ المشروع. الهدف ليس الحصول على العرض الأرخص، بل طلب الخطة الأفضل.
إذا سارت الأمور بشكل جيد، ستظهر الردود على RFPs للمنظمة النطاق المحتمل للتكاليف لتنفيذ المشروع. ستبقى جميع الاقتراحات ضمن ميزانية المنظمة.
ومع ذلك، قد لا تعرف المنظمة ما الذي يُعتبر معقولًا توقعه حتى ترسل RFPs. هذا لأن المنظمة ليست خبيرة في الموضوع. اكتساب الخبرة من خلال اتصالاتها مع البائعين هو على الأقل جزء من عملية RFP.
RFQ
الهدف من RFQ أكثر وضوحًا: طلب عروض الأسعار. منظمة تقوم بإرسال RFQs لا تحتاج إلى خطة معقدة في الرد. بدلاً من ذلك، لديها بالفعل رؤية واضحة لما تحتاجه.
ستقوم المنظمة عادةً بإرسال RFQs للبائعين عندما يكون ما تريده قياسيًا. قد ترغب في مقارنة تقديرات التكلفة على كميات بالجملة من منتج معروف.
تمكن RFQs الشركات من تحقيق مجموعة من الأهداف الفرعية المرتبطة. تحتوي الوثيقة على عروض أسعار، وتسعى أيضًا للحصول على معلومات حول:
جودة المنتج أو الخدمة
الشروط المقترحة للدفع
مدة العقد المقترحة
غالبًا ما سيشمل البائعون هذه البيانات في استجابات RFQ الخاصة بهم. إذا كانت المنظمة تريد المزيد من المعلومات غير ذلك، فمن الأفضل إنشاء طلب معلومات (RFI) أو RFP.
طلب المناقصة (RFT) يكون أكثر ملائمة عندما ترغب المنظمة في مقارنة الأسعار بصرامة. لا تطلب RFTs أي معلومات أخرى.
العملية
ستستخدم المنظمة عمليات مماثلة لتطوير وتوزيع كلا نوعي الطلبات. كلاهما يتطلب من المنظمة توضيح احتياجات المشروع إلى حد ما. وكلاهما يتضمن طلب بائعين للتنافس للحصول على العقد.
مع ذلك، يمكن أن تكون الفروقات بين عملية RFP وعملية RFQ ملحوظة. هكذا تعمل العمليات.
RFP
تبدأ المنظمة عملية RFP عندما تريد إطلاق مشروع طويل الأجل. غالبًا ما يرتب العملية متخصص في الشراء. يشارك أيضًا فريق داخلي أو لجنة.
تتبع عملية RFP أربع خطوات. هذه الخطوات هي:
تحديد متطلبات RFP
تصميم وثيقة RFP
توزيع الوثيقة للاتصال بالبائعين
تقييم الاقتراحات باستخدام معايير معدة مسبقًا
لتحديد متطلبات RFP، يجب أن يكون المتخصص في الشراء قد حدد الاحتياجات. يجب أن يأخذ في الاعتبار كل قلق يخص الأقسام إذا كانت ستتأثر بالمشروع.
ثم، يجب على المستشار توضيح أهداف المشروع المقترح. ما هي المشكلة التي تريد المنظمة حلها؟
وأخيراً، يجب على المنظم تحديد الميزانية. بعد ذلك، يمكن للمنظمة تصميم وثيقة RFP.
كتابة بعثة RFP
توجد تشكيلية وهيكلية قياسية بعثات RFP (انظر أدناه). عندما تنشئ الاقتراح، يجب على اللجنة الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة بواسطة البنية القياسية.
على وجه الخصوص، يجب على أي لجنة لبعثة RFP أن توضح أهدافها والمعايير التقييمية الخاصة بها. كيف سيحكمون على مميزات الاستجابة لاقتراحهم؟
أفضل مستندات RFP توازن بين التحديد والانفتاح. سيقوم أفراد الفريق بإنشاء RFP لجمع اقتراحات تعالج احتياجاتهم، وفي نفس الوقت تترك مساحة للإبداع في الحلول المقترحة.
عندما يوزع مجموعة وثيقة RFP، قد يستخدمون موقعًا عامًا يعمل كقاعدة بيانات. أو، قد يدعون استجابات للبائعين الذين تم تصفيتهم مسبقًا.
بمجرد أن تتلقى المنظمة ردودًا، سوف تقوم بتقييم الاستجابات للاقتراح. يجب عليها استخدام معايير التقييم المعدة مسبقًا لقياس مدى جدوى اقتراحات البائعين.
RFQ
عندما ترغب منظمة ما في استخدام RFQ، فإنها تتبع عملية من ثلاث خطوات. تهدف هذه العملية إلى تطوير وتوزيع RFQ.
أولاً، يجب أن تقوم المنظمة بوضع استراتيجية. يجب أن تقرر فرق تطوير RFQ ما هو مطلوب لإكمال المشروع. يشمل ذلك الكمية والجودة للمنتجات.
يجب أيضًا أن يقرر الفريق مدى دعمهم المفضل لعملية الأنشطة التدريبية. ثم، يحددون هيكلية الدفع المفضلة للمنظمة وجدول زمني قابلاً للتسليم.
أخيرًا، سيقومون بتطوير المستند المطلوب. بعد ذلك، يجب عليهم اختيار كيفية تقديم وتوزيع RFQ. الخيارات هي:
عملية عروض مفتوحة
عملية عروض مغلقة
دعوة لتقديم العروض
المزاد العكسي (عبر الإنترنت)
يجب على بعض المنظمات، مثل الوكالات الحكومية، الالتزم باللوائح التقديم. لذلك، يجب على هذه المنظمات استخدام عملية عروض مفتوحة أو مغلقة على منصة طرف ثالث (قاعدة بيانات RFX مخصصة).
تقوم هذه العملية بتنبيه جميع أعضاء البائعين في قاعدة البيانات إلى RFQ. ثم تشجع البائعين على تقديم عروض ضمن نافذة زمنية.
تستخدم عملية العروض المغلقة أيضًا منصة طرف ثالث. تحصل الوكالات على عدة مزايا مع العروض المغلقة: فهي تقلل من خطر الغش وإصلاح الأسعار.
العروض المغلقة مشابهة للعروض المفتوحة. لكن، لا تشاهد الوكالة أي عروض حتى نهاية الموعد النهائي.
الدعوات مقابل المزادات
بدلاً من ذلك، يجب على بعض الوكالات عقد مزاد عكسي. تُجرى هذه المزادات رقميًا. يُعتبر العرض الأدنى تلقائيًا الفائز بالمزاد، بغض النظر عن التفاصيل الخاصة لاستجابة المقدم.
تدعو منظمة ما عروضًا عندما ترغب في التعاقد مع بائع تثق به بالفعل. في هذا السياق، تعرف الأعمال التجارية أن جودة المنتجات ستلبي معاييرها.
ولكن، تخاطر بدفع أكثر مما قد تدفع في سياق أكثر تنافسية. قد يقدم البائع عرضًا أقل في سياق تنافسي أكثر.
الهيكل والتنسيق
تشكل الهيكلية والتنسيقية الفرق الأكبر بين RFP وRFQ. يجب أن تلبي كلا الوثيقتين توقعات الهيكلية والتنسيقية القياسية.
يجب أن تلتزم بعض الوكالات الحكومية بلوائح صارمة عند إنشاء هذه الوثائق. تحدد اللوائح الخطوط وحجم الكلمات وعناوين الرؤوس والفرعية لكلا الوثيقتين.
لا تواجه الشركات والمنظمات غير الربحية مثل هذه القيود الضيقة. ولكن، يجب أيضًا أن تضع هيكلة وتنسيق اقتراحاتها ضمن الأنماط الصناعية. يعزز هذا قدرة البائعين على إنشاء ردود دقيقة ومفيدة.
RFP
ستختار المنظمة ما إذا كانت ستنشئ وثيقة RFP قصيرة أو طويلة. RFP القصيرة هي صفحة واحدة.
هيكلة RFP القصيرة
تلاحظ RFP القصيرة اسم الشركة واسم المشروع وتاريخ تقديم الاقتراح في الجزء العلوي. يتم تقسيم جسم RFP القصير إلى ستة أقسام:
نظرة عامة على المشروع
أهداف المشروع
نطاق العمل
العوائق أو المشاكل المحتملة
معايير التقييم
متطلبات التقديم
في قدم RFP القصير، تلاحظ المنظمة الموعد النهائي للمشروع والميزانية. كما ستلاحظ معلومات الاتصال إذا تم توزيع RFP مباشرة على البائعين.
هيكلة RFP الطويلة
RFP الطويلة هي وثيقة متعددة الصفحات. غالبًا ما تحتفظ المنظمات بقالب لوثائق RFP الطويلة.
يمكنك قراءة القوالب المتاحة علنًا، ثم تكييفها لتناسب منظمتك. نشرت ولاية ماريلاند هذا قالب مجاني لـRFP.
خارج الولايات المتحدة، ابحث عن قوالب RFP طويلة متوافقة مع برامج المستندات الشائعة. هناك قوالب طويلة للـRFP متوافقة مع برامج المستندات الشعبية.
تشمل هذه القوالب Microsoft Word وApple Pages وGoogle Docs. تشمل الـRFP الطويلة النموذجية هذه الأقسام:
تاريخ الشركة
نظرة عامة على المشروع
أهداف المشروع
العوائق الحالية
الميزانية المستهدفة والقيود المالية
معايير التقييم والقياسات
متطلبات التقديم
معلومات إضافية حول تفضيلات الباتين
معلومات الاتصال
وصف كل قسم وعمقه يختلف. من الضروري توفير التفاصيل الكافية حتى تلبي اقتراحات البائعين احتياجاتك.
RFQ
RFQs هي وثائق من صفحة واحدة. يقسم المصممون RFQs إلى ثلاث أقسام:
معلومات المشتري
معلومات البائع
التقييم
ستدخل المنظمة معلومات في كل قسم. في قسم "معلومات المشتري"، ستكتب المنظمة:
اسمها
وصف مختصر للمنظمة
أهدافها للمنتج
تفضيلات جودة المنتج
معلومات الاتصال
بعد ذلك، سيملأ المجموعة قسم "معلومات البائع". يتضمن هذا:
تفاصيل المنتج المفضل والخصائص
كمية المنتج
معايير التسليم
الميزانية أو تقدير السعر
قد يتضمن قسم "معلومات البائع" مخططًا للبائع لملئه. تعبر الأعمدة في المخطط عن الوصف والكمية وسعر الوحدة والضرائب والمبلغ الإجمالي لكل منتج.
أخيرًا، سيملأ المجموعة قسم التقييم. يتضمن هذا:
طريقة التقييم والمعايير
جدول زمني المشروع
الشروط والأحكام
تعليمات التقديم
هذا القسم موجز. يمكن للكتاب ملء الجدول الزمني للمشروع بنقاط رأسية. إن الإيجاز هو الفرق الحاسم بين هيكليات RFP وRFQ.
تطوير مشروع ذو تأثير كبير
يتطلب تطوير مشروع السرعة والدقة. سواء كانت مجموعتك في خضم عملية RFP، أو لا تزال في المراحل الأولية، يمكن أن يساعد المتخصصون الفنيون.
في نيزة، نحتفل بالخبرة. يعرف محترفونا مجالهم من الخلف للأمام، لذا من السهل تخصيص برمجياتنا لاحتياجاتكم. تطوير المواقع الإلكترونية، تطوير التطبيقات، وتصميم المنتجات كلها ضمن مجالنا.
سواء كنت بحاجة إلى ثلاث خدمات أو شيء آخر تمامًا، تواصل معنا. نود أن نساعدك في تحقيق أهدافك.
٥ نصائح لاستخدام قاعدة بيانات فايْربِيزلتطبيقات البيانات اللحظية
٧ من أنظف تصاميم المواقع الإلكترونية
